L’objectif du groupe est de créer au sein de chaque filiale, une fonction suppport venant en appui des équipes d’asset Management afin que ces dernières se consacrent aux missions à plus fortes valeurs ajoutées et soient assistés notamment le pilotage des équipes de Property management externalisé, rôle endossé jusqu’à présent par les Assets Managers.
Description du poste :
La gestion des contrats :
- Rédiger, émettre et suivre divers contrats, y compris des baux et des avenants (par courrier électronique ou DocuSign) ;
- Contrôler et soutenir l'exécution et le règlement des contrats ;
- Assurer la liaison avec les équipes internes en ce qui concerne le processus de location.
La relation avec les locataires :
- Notifier les locataires et assurer le suivi des documents requis (par exemple, dépôts bancaires/garanties) ;
- Soutenir l'intégration et la communication sur la conformité ;
- Mise à jour des mémos dans le système.
La coordination des approbations :
- Gérer les flux d'approbation pour les ordres de travail, les baux, les questions commerciales et les radiations ;
- Assurer la liaison avec les gestionnaires d'actifs et de biens pour régler les questions connexes.
La gestion des systèmes et des documents :
- Maintenir les systèmes documentaires (SharePoint, Yardi, dossiers physiques) ;
- Assister notre équipe dans ses tâches administratives - y compris l'archivage, la gestion et la classification des documents ;
- Assurer l'exactitude du classement et le contrôle des versions des documents.
La coordination des réunions :
- Planifier et préparer les réunions bihebdomadaires des gestionnaires d'actifs ;
- Suivre les dossiers en cours, les projets de proposition, les statuts de garantie et les contrôles Yardi.
Le suivi et la mise à jour des supports de communication :
- Créer et mettre à jour les modèles d'accords, de lettres et de formulaires.
Un rôle contributif aux phases d'acquisition :
- Aider à l'acquisition et à la vente ;
- Soutenir la coordination avec les équipes d'acquisition et de gestion des actifs.
La coordination de la gestion immobilière :
- Examiner et mettre à jour les accords de gestion immobilière (PMA) ;
- Administration de la chambre de commerce. Traiter les changements relatifs aux directeurs, aux adresses des sociétés, aux licences professionnelles, etc.
La gestion des DPE :
- Gérer la collecte de données énergétiques auprès des locataires et mise en œuvre dans les systèmes Deepkie ou mesurables, par exemple
- Transmettre les rappels aux locataires afin de collecter les données de consommation.
Le suivi des défauts de paiement :
- Assurer le suivi des défauts de paiement des locataires en coordination avec les procédures légales.
Le soutien au refinancement :
- Fournir la documentation nécessaire aux évaluateurs (juridique, bail et technique) à des fins de refinancement ;
- Aider à la rédaction et à la gestion des data rooms.
Pour cette mission, nous privilégierons des profils issus de formations immobilières (Bac +2/3) et bénéficiant de minimum 5 ans d’expérience à des postes tels que de Property Manager / Gestionnaire Locatif dans le tertiaire.
En outre, le(a) candidat(e) fera preuve de vraies qualités relationnelles ainsi que d’un esprit d’équipe permettant des interactions au quotidien avec différents interlocuteurs internes comme externes.
Capacité d’adaptation, agilité, réactivité, organisation, rigueur et autonomie seront également des qualités recherchées.
Par ailleurs, le(a) candidate bénéficiera d’une parfaite maitrise de l’anglais lui permettat au quotidien des communications écrites comme orales avec les équipes internes comme avec les clients internationaux.
Enfin, une très bonne maîtrise des outils informatiques, du pack Office et du logiciel YARDI seront attendues
Fondée en 2009, notre client est une société paneuropéenne d'investissement et de gestion d'actifs immobiliers. Elle gère des portefeuilles pour le compte de divers investisseurs institutionnels, y compris des fonds privés, des véhicules cotés en bourse ainsi que des joint-ventures.
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