Gestionnaire de scolarité administrative f/h

I/ AFFECTATION :

L'IAE Savoie Mont Blanc, école universitaire de management, constitue un pôle de formation et de recherche à la gestion et au management. Il est l’une des sept composantes de l’université Savoie Mont Blanc.

Sa mission est de former, en collaboration avec les acteurs économiques de son territoire (Haute-Savoie et Savoie), des managers et entrepreneurs ouverts sur le monde et aptes à relever les défis actuels et futurs des entreprises régionales, nationales et internationales. L’IAE Savoie Mont Blanc propose des formations de bac +1 à bac +8. Il propose des parcours de formation dédiés au management qui couplent enseignement d’excellence et ouverture sur le monde professionnel. Par ailleurs, profitant de sa situation géographique (transfrontalière) et de certaines dynamiques territoriales, l’IAE a profité dès son origine d'une offre de formation ouverte sur l’international et différenciante (tourisme, hôtellerie, événementiel) dans le paysage des formations régionales en management.

II/ MISSIONS

1. Assurer le suivi administratif des formations de 3ème année de licence au sein du service scolarité

Mission 1 : Accueil et renseignement des étudiants et des intervenants des formations en 3ème année de licence à l’IAE Savoie Mont Blanc de Jacob

· Accueil physique dans le bureau

· Accueil téléphonique et réponses aux e-mails

· Accueil et renseignement des intervenants extérieurs en lien avec le service des vacataires pour l’établissement du dossier

Mission 2 : Gestion administrative des formations en 3ème année de licence

Mettre en œuvre la partie pédagogique d’APOGEE : codification et mise en place de la structure d’enseignement, inscriptions pédagogiques par le web, gestion des notes (SNW et examens terminaux), préparation des jurys (relevé de notes et PV)

· Assister l’équipe pédagogique pour la planification de l’emploi du temps

· Gérer les demandes étudiantes : relevés de notes, problèmes liés aux notes et relevés de notes

· Gérer les conventions de stage : édition des conventions, des avenants, contrôle du visa des différentes parties

· Mise à jour du registre des conventions (fichier Excel)

Mission 3 : Organisation des examens des formations en 3ème année de licence

· Prévoir avec les enseignants le calendrier des examens

· Préparer les copies d’examens, les listes d’émargement

· Collecter les sujets et gérer l’envoi au service de reprographie en s’assurant de leur retour

· Mettre à jour le document de travail pour le recrutement des surveillants

Mission 4 : Organisation et gestion de la campagne de recrutement des formations en 3ème année de licence

· Contrôler les pièces des dossiers réceptionnés dans l’applicatif E-Candidat

· Gérer le suivi des pièces transmises

· Répondre aux différentes demandes d’étudiants / futurs étudiants sur les formations

Mission 5 :

· Appui auprès des collègues selon les périodes de l’année et en cas d’absence d’un collègue

· Archivage des différents documents liés à la scolarité