Assistant technique (secteur immobilier)

MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la gestion administrative et opérationnelle au sein de son service/site.
Gestion administrative technique
• Participer aux réunions d'administration et d'exploitation du site avec le propriétaire, les locataires
et les entreprises et le responsable d'opérations
• Retranscrire les compte-rendu
• Gérer le classement et l'archivage des pièces papier et informatique
• Gérer les tableaux de suivi des contrats du site et contrôler la qualité de certaines prestations avec
le responsable de service/site
• Réaliser, affranchir, poster et dispatcher les courriers (chrono, agenda)
• Gérer des appels téléphoniques (relations clients et fournisseurs)
• Commander les fournitures de bureau
• Etablir et envoyer les bons de commande
• Gérer des dossiers assurances
• Etablir des rapports d'exploitation avec le responsable de service/site
Gestion administrative du patrimoine
• Rédiger les comptes rendus de réunion
• Aider à la planification des rendez-vous et réunions
• Aider à la rédaction et mettre en forme le courrier des membres de l'équipe
• Mettre à jour les données locataires : congés, arrêtés de comptes, RIB…
• Constituer les dossiers de reporting trimestriel mandant et le transmettre au client
• Assurer le suivi de divers tableaux de bord
• Assurer le classement physique des pièces de gestion, favoriser la gestion dématérialisée de
l'ensemble des documents
• Assurer le suivi et la transmission des états informatiques
• Réaliser des activités ponctuelles selon les priorités de l'équipe de gestion : intégration des
données de gestion dans l'outil informatique, aide à la préparation des dossiers de data-room etc…
• Apporter son assistance à l'équipe de gestion dans l'activité du service/site
Gestion et suivi budgétaire
• Gérer la facturation exploitation et travaux.
• Etre en relations avec le comptable en charge de la comptabilité générale du site.
• Enregistrer les factures à l'aide du logiciel comptable (Altaix)
• Contrôler les dépenses et suivre les comptes en relation avec la Comptabilité
• Préparer, en accord avec sa hiérarchie, les différentes Assemblées Générales auxquelles il/elle
participe et en établit les rapports de délibération, ainsi que pour les conseils syndicaux.
Relations client
• Assurer les tâches administratives de gestion courante et apporter son assistance aux membres
de l'équipe
• Donner un premier niveau d'information aux différents interlocuteurs (locataires, prestataires etc.)
• Apporter les réponses aux courriers de réclamations en lien avec l'équipe de gestion
• Prendre en charge les appels téléphoniques clients et le courrier (réception, tri et envoi)
• Favoriser la bonne circulation des informations entre les membres de l'équipe et les autres services
• Accueillir ponctuellement physiquement les clients externes
CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
• Niveau Bac + 2 en immobilier/commercial/gestion/assistanat
• Première d'expérience sur un poste similaire
• Maîtrise des outils informatiques (bureautique et outils métiers)
COMPETENCES COMPORTEMENTALES
• Bonne gestion des priorités
• Sens du service client
• Dynamisme, rigueur et autonomie
• Goût du travail en équipe
• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles