Gestionnaire de scolarité / secrétaire pédagogique (h/f)

L'UFR3, faculté des sciences humaines et des sciences de l'environnement, elle regroupe 4 départements (Géographie, aménagement, histoire, histoire de l'art/archéologie et biologie/écologie/environnement) et accueille plus de 3 000 étudiant.

La personne recrutée, placée sous la responsabilité de la responsable de scolarité et de la directrice administrative de l'UFR, aura pour mission d'assurer la gestion de la scolarité d'étudiants en licence, DU, master du département d'enseignement concerné. Elle pourra exercer son activité seule ou en binôme.

Il s'agit d'un poste susceptible d'être vacant.

Missions
Mission 1 : Information et communication

- Accueillir, informer, conseiller et orienter les usagers (étudiants, enseignants, enseignants-chercheurs et intervenants du département)
- Assurer le traitement et la gestion du courrier, des appels téléphoniques et de la messagerie électronique
- Diffuser l'information : affichage, courriel, site web
- Alimenter et mettre à jour les pages dédiées sur le site web de la faculté
- Collecter les informations, mettre en forme, diffuser et mettre à jour annuellement le livret de l'étudiant (programmes) :
- Participer et collaborer aux évènements de l'UFR : réunions de rentrée, salon de l'étudiant, journée "Portes ouvertes"...

Mission 2 : Gestion de la scolarité des étudiants de Licence/DU ou Master

- Participer aux réunions en lien avec la scolarité
- Assurer un relais entre l'équipe pédagogique, les étudiants, la responsable de scolarité et les services centraux
- Organiser les opérations de rentrée avec les responsables de formation
- Gérer les demandes de validations d'enseignements et élaborer les programmes d'études éventuels
- Élaborer et actualiser les tableaux de bord pour le suivi des étudiants
- Gérer les emplois du temps élaborés en collaboration avec l'équipe pédagogique
- Gérer les réservations des salles de cours dans le logiciel de planification des emplois du temps (ADE Campus)
- Assurer la saisie, le contrôle et les modifications éventuelles des inscriptions pédagogiques (IP) sur APOGEE et B.O.
- Collecter et enregistrer les modalités de contrôle des connaissances (MCC)
- Élaborer les calendriers des épreuves écrites (organisation DES et hors organisation DES) et des épreuves orales
- Organiser et coordonner les examens, mettre en place les surveillances nécessaires
- Assurer la commande du matériel d'examen nécessaire sur Easyrepro
- Organiser la collecte des notes et saisir les notes dans le logiciel APOGEE (maquettes import/export)
- Préparer les jurys de diplômes (lancement de calculs partiel, édition des procès-verbaux), participer aux jurys, suivre les résultats et modifications éventuelles en lien avec la DES

Mission 3 : Gestion administrative et technique

- Suivre les charges d'enseignement prévisionnelles pour une évaluation et un contrôle du coût des formations
- Suivre les états de services des personnels titulaires (enseignants, enseignants-chercheurs...) en adéquation avec les charges d'enseignement
- Vérifier les propositions d'engagement des intervenants extérieurs en adéquation avec les charges d'enseignement, avant transmission à la cellule RH de la Faculté
- Établir les autorisations de sorties pédagogiques en lien avec la gestionnaire de la cellule financière de l'UFR en cas d'utilisation d'un bus, train ou avion (demande de devis à effectuer au préalable)
- Suivre le budget des formations en lien avec la gestionnaire de la cellule financière de l'UFR
- Gérer le stock de matériel d'examen et de documents de communication
- Assurer le suivi et/ou la gestion des candidatures sur les plateformes dédiées : ParcourSup, eCandidat, Démarches simplifiées de l'Adullact (AMUE), Etudes en France ou encore MonMaster

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Experience: 12 Mois

Compétences: Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.