Assistant administratif et technique immobilier h/f

Robert Walters est un cabinet de recrutement offrant des opportunités en intérim, CDD et CDI en Île de France, Rhône Alpes et dans la région Grand Ouest.

Notre équipe est spécialisée sur les métiers de l'immobilier avec un objectif : créer la meilleure association entre les besoins de nos partenaires et les ambitions professionnelles de nos candidats. Nous recrutons un(e) Assistant administratif et technique immobilier H/F pour un CDI. Le poste est basé à Paris 08, Boulevard Haussmann. Vous travaillerez pour une société d'investissement immobilier tertiaire. Le poste est à pourvoir dès que possible avec une rémunération comprise entre 38000€ et 42000€ brut annuel.

Vous interviendrez sur un portefeuille de 700 lots, composé majoritairement de commerces de proximité, et assurerez les missions suivantes

Missions administratives générales :
- Traitement du courrier entrant et sortant : scan des recommandés et documents sensibles.
- Vérification du traitement de l'ensemble des courriels entrants et rappel aux collaborateurs concernés des mails non traités, vérification des mails bloques par le pare-feu
- Détachement des pièces jointes et classement informatique selon l'arborescence retenue par la Société et notamment les bilans annuels
- Établissement des factures d'honoraires de la Société
- Tenue des registres des mandats
- Accueil physique et téléphonique/ Prise de rendez-vous et gestion des agendas/Prise de messages
- Organisation d'événements (locations véhicules, cocktails, déjeuners d'équipe, inscription aux salons professionnels, etc)

Missions Ressources Humaines et Moyens généraux :
- Gestion des congés des collaborateurs et relation avec le service paye externalisé, médecine du travail
- Commande des fournitures et des repas du midi des collaborateurs
- Gestion des relations avec les prestataires de téléphonie, informatique, gardienne, gestionnaire des locaux, assurances de la Société, la mutuelle

Mission d'assistanat technique :
- Suivi de la réception et du renvoi des votes aux assemblées générales de copropriété
dont dépendent les lots gérés par la Société et suivi de la réception des PV d'AG - relation syndics de copropriété
- Assister la responsable locative et technique :
o dans la gestion administrative des sinistres : traitement des mails urgents, saisine du syndic et de l'assurance
o commande des diagnostics techniques en cas de vente et location
o demande et suivi des devis