Coordinateur administratif et projets, et assistant du dg (h/f)

- Support exécutif auprès du CEO
En tant qu'Assistant-e du CEO, vous apportez un soutien administratif fiable et de haut niveau afin d'assurer la fluidité des opérations quotidiennes.
Vos responsabilités incluent :

Gestion de l'agenda du CEO, coordination des réunions internes et externes, et prise en charge des aspects logistiques, matériels et des actions de suivi.
Préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus, et soutien à la communication avec les équipes de direction et parties prenantes.
Organisation des déplacements professionnels (vols, hébergement, itinéraires) conformément aux procédures internes.
Gestion des bons de commande et notes de frais, en garantissant exactitude et conformité.
Rôle de point de contact pour la coordination logistique liée au Congrès ESC pour la Division.

- Support au Secrétaire du Board de l'ESC & Special Projects Manager
Vous contribuez à l'efficacité du CEO Office en soutenant les activités liées à la gouvernance et en garantissant le respect des processus organisationnels clés.
Exemples de missions :

Suivi des échéances institutionnelles et soutien aux campagnes récurrentes de gouvernance (DOI, Oath of Office, élections, distinctions).
Appui à l'intégration des nouvelles mandatures et coordination du calendrier de la direction.
Participation à la préparation des documents et processus liés aux distinctions et conférences nommées.
Support administratif et logistique ponctuel pour les événements internes et pour les membres de l'équipe du CEO Office.

- Coordination de la Division Association Management
En tant que coordinateur-rice administratif-ve de la Division, vous facilitez la circulation de l'information, soutenez les activités de gouvernance et contribuez aux initiatives transversales.
Responsabilités principales :

Préparation, organisation et suivi des réunions de la Division ; consolidation du rapport mensuel d'activité.
Soutien au Forum des Associations et au Forum des Groupes de Travail/Conseils : préparation des ordres du jour, logistique, rédaction des comptes rendus et suivi des actions.
Suivi des projets transversaux et des indicateurs (KPIs), en garantissant l'avancement et en contribuant à l'amélioration continue.
Appui au Directeur de la Division dans le pilotage des task forces internes et des initiatives partagées.