Responsable d’activité de l’équipe d’accueil des centres municipaux de santé f/h

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France .Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine, Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics .


Direction : Santé / Service : CMS

Catégorie : B

Cadre d’emploi : Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi des rédacteurs et par dérogation aux contractuels

Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs

Localisation : Tour Altais 1 place Aimé Césaire

Poste à pourvoir : dès maintenant

MISSION
Lien hiérarchique sur les agents d’accueil des CMS et gestion RH de ces derniers (20 ETP)
Est responsable de l’organisation de l’accueil du public sous toutes ses formes : physique, téléphonique, numérique
D’autres missions en lien avec la fonction et l’amélioration continue de l’organisation de l’accueil dans les trois CMS pourront venir compléter ce profil de poste.

La direction de la santé, riche d’environ 120 collaboratrices et collaborateurs regroupe trois types d’activité :
- Les Centres Municipaux de Santé (CMS), au nombre de trois, qui organisent pour la population une offre de soins pluriprofessionnelle importante (consultations médicales de médecine générale et de spécialités, soins dentaires, de kinésithérapie, infirmiers, consultations de diététique, de psychologue, centre de santé sexuelle dont accès à l’IVG médicamenteuse, conseillères conjugales et familiales, PASS ambulatoire)
- Le Service Communal d’Hygiène et de Santé (SCHS) intervient dans des domaines multiples, qui visent à préserver la santé et/ou la sécurité des Montreuillois. Il est par ailleurs chargé de la mise en oeuvre de plusieurs actions de prévention en santé publique.
- Le Service Santé Publique et Handicap (SSPH) regroupe et organise les missions afférentes au contrat local de santé (CLS), à l'atelier santé-ville (ASV), à la mission handicap (MH) et à la mission santé mentale déployée dans le cadre du Conseil Local de Santé Mentale (CLSM).
- Le centre de santé regroupe dans un même lieu diverses spécialités médicales, paramédicales ou dentaires et offre au patient un service de qualité. Son action de prévention fait sa force et son originalité.
Dans les CMS de Montreuil sont présents : secrétaires médicales, médecine générale, pédiatrie, gynécologie, cardiologie, oto-rhinolaryngologie, psychiatrie, psychologue, rhumatologie, traumatologie du sport et ré-entraînement à l’effort, échographie générale, cardiaque et obstétricale, kinésithérapie, diététique, PASS ambulatoire, centre de planification et d’éducation familiale, conseillères conjugales et familiales, soins infirmiers en centre et à domicile, chirurgie dentaire, orthodontie.
Il y a 3 centres municipaux à Montreuil : Savattero présent dans le centre-ville, Daniel Renoult présent dans le Parc Montreau et Léo Lagrange dans le quartier de la Boissière. Les CMS sont ouverts de 8h30 à 12h et de 13h30 à 19h (en continu pour le centre-ville) et le samedi matin de 8h30 à 12h (sauf Léo Lagrange)

ACTIVITES PRINCIPALES
- Assure la responsabilité hiérarchique de son équipe
- Encadre, organise et anime l’équipe sur l’ensemble des missions des secrétaires médicales (accueil physique et téléphonique des patients, gestion des RDV, enregistrement et facturation des actes, traitement des rejets, des doublons…)
- Gère la partie administrative des agents sous sa responsabilité (congés, absence, formations, EPA, recrutements etc…)
- Elabore et gère le planning de son équipe
- Gestion des absences, des congés en lien avec les responsables et coordinateurs d’activités et le médecin chef
- Assure la continuité du service au niveau de son équipe et en transversalité avec les autres équipes
- Gestion des formations, sélection des agents de manière équitable, lien avec l’interlocuteur dédié, réserve salle et matériel si besoin
- Participe aux recrutements des agents de son équipe Gére l’arrivée des nouveaux arrivants et assure, en lien avec les agents d’accueil, leur intégration progressive sur l’ensemble des compétences attendues (accueil, réponse téléphonique, facturation…)
- Gère l’accueil des stagiaires dans son équipe, les conventions et le suivi du stage
- S’assure du respect des protocoles et procédures de travail (DASRI, urgences, …)
- Améliore en continu l’organisation de son activité
- L’organisation de l’accueil des CMS concerne toutes les modalités d’accueil et d’information du public : accueil physique, téléphonique, numérique (Doctolib, site de la Ville…).
- Pour la partie numérique, collabore avec le Chef de Projet Utilisateur (CPU) dédié au fonctionnement des systèmes d’informations
- Veille à la bonne coordination des équipes,

- Assure au quotidien l’accès au bon niveau d’informations et la maîtrise des différentes consignes d’organisation des CMS.
- Gérer les conflits avec les usagers ou les membres des équipes
- Les tensions, notamment avec des usagers, sont assez fréquentes et nécessitent une attention spécifique avec la poursuite d’un travail de fond (registre des incidents, proposition de courrier à destination des personnes concernées, politique de formation des agents…)
- Travailler en lien avec les responsables et coordinateurs d’activités, la gestionnaire RH et la responsable du Pôle Administratif et Financier et les équipes de la régie.
- L’organisation du travail des agents d’accueil et leur accompagnement au quotidien est essentiel pour permettre un traitement optimal du circuit de facturation AMO, AMC et patients terme, et selon l’évolution des besoins, référente WebRH et CIRIL pour les centres de santé
- Mise à jour des circuits de signature dans CIRIL
- Création des plannings dans WEBRH puis intégration dans CIRIL
- Insertion des droits à congés des professionnels des CMS dans CIRIL
En fin d’année, mise à jour des droits congés pour les agents horaires et application de la retenue sur RTT si besoin
Modification des agendas dans CIRIL et si besoin des droits à congés.
En lien permanent avec la DRH pour résolution des problèmes WebRH des centres de santé
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
- Participer aux réunions liées à l’organisation du centre et être force de proposition ainsi qu’aux réunions de direction des CMS
- Centralise et remonte les besoins matériels des agents sous sa responsabilité aux coordinateurs d’activité
- Participe à la promotion de la santé publique en mettant à disposition des agents si les plannings le permettent.
- Trinôme avec les responsables d’activités IDE et assistantes dentaire

MOYENS
Matériel bureautique
Progiciels spécifiques médicaux
Téléphone fixe et portable
Accès au pôle voiture
CONDITIONS D’EXERCICE
Déplacement sur les trois centres de santé


Savoir faire
- Savoir animer et encadrer une équipe, accompagner la conduite au changement
- Savoir faire face à des situations imprévues
- Participer à toutes les activités du service sur demande du responsable
- Mobiliser et coordonner les différents acteurs
- Savoir faire évoluer sa pratique professionnelle
- Savoir anticiper et être organisé

Savoirs
- Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivité
- Maitrise des outils informatiques
- Capacité à travailler en équipe et fédérer autour d’un projet collaboratif

Savoir-être
- Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier (secret professionnel)
- Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

- Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
- Rigueur, autonomie et disponibilité
- Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques