Assistant de direction à la direction des soins (h/f)

Descriptif du poste

Au sein de notre Direction des soins, et rattaché.e. à la responsable du service, L’assistant(e) de direction assiste la Coordinatrice Générale de la Direction des soins infirmiers, de rééducation et médicotechniques (DSIRMT) et son équipe afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de leur activité.

En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à les seconder : gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de dossiers, appui aux projets portés par la DSIRMT…

Il/elle assure également le fonctionnement courant de la direction à travers le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la Direction.

A ce titre, vos principales missions sont les suivantes :

· Organisation de l’emploi du temps de la coordinatrice générale des soins et des directeurs de soins

- Prise de rendez-vous, gestion des agendas : planification et organisation de réunions internes et externes (convocations, réservation des salles, vérification du matériel/équipement),

- Préparation de dossiers (feuilles de route, motifs du rendez-vous, courriels, courriers ou compte-rendu rattachés au rendez-vous),

- Planification et organisation de visites (exemple accueil d’équipes d’autres établissements intéressées pour visiter un de nos secteurs de soins), conférences, événements, commissions spécialisées,

- Organisation et suivi des déplacements (ordre de mission, frais de déplacement, billets de train, véhicules),

· Gestion administrative et accueil

- Gestion du secrétariat de la DSIRMT, en binôme avec la secrétaire,

- Accueil physique et téléphonique,

- Traitement des courriers et mise en forme des documents (réception, enregistrement, traitement, diffusion, archivage)

· Appui aux projets et missions de la DSIRMT

- Participation au suivi des cadres juniors (Appel à projet - Constitution des jury - Planification des entretiens et des journées d’accueil et de formation – planification des entretiens de suivi selon le calendrier défini)

- Collaboration avec la DRH pour l’organisation des recrutements externes de cadres/cadres supérieurs de santé

- Gestion et suivi des appels à volontaires pour groupes de travail animés par la direction des soins

- Planification et suivi des gardes et astreintes des cadres et cadres supérieurs de santé, gestion hebdomadaire des gardes de l’encadrement (actualisation, diffusion)

- Gestion des convocations et saisie des compte-rendu de la Commission des soins infirmiers de Rééducation et MédicoTechniques (CSIRMT) et des réunions d’encadrement,

Activités secondaires

- Organisation des élections de renouvellement des membres de la CSIRMT (tous les 4 ans)

- Préparation et accueil d’élèves directeurs des soins, dépôt sur la plateforme du stage proposé selon les modalités indiquées par l’EHESP,

- Rédaction de notes, rapport, compte rendus, mise en forme de documents

- Aide à la gestion de l’équipe centrale de remplacement (mobilités chronos, congés), suivi des affectations soignantes (mouvements).

- Actualisation des listes de diffusion et gestion documentaire

1. Savoir-faire

· Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics,

· Élaborer et optimiser le planning de rendez-vous, de réunions,

· Avoir des capacités rédactionnelles,

· Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports,

· Utiliser les outils informatiques bureautiques et le plan de classement et d'archivage,

· Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, discrétion professionnelle,

· Travailler en équipe.

· - Discrétion, confidentialité, - Rigueur et organisation ; - Esprit d’équipe, sens de l’écoute, diplomatie et patience ; - Capacité d’adaptation, réactivité et autonomie ; - Force de proposition, esprit d’initiative ;

· Capacité à anticiper, prioriser les besoins et les urgences, à s’adapter aux situations et aux changements, à respecter les délais ; - connaissances de l’organisation de l’établissement et de son environnement ; - connaissances du statut de la fonction publique (formation possible)

Environnement de travail : De façon à assurer une présence physique de la DSIRMT sur le site le plus important en termes d’activités de soins, le poste requiert un temps hebdomadaire de présence sur le site de la Cavale blanche.

Cependant, compte tenu du travail en binôme avec la secrétaire de la DSIRMT, l’assistant/e de direction est amené/e à exercer également sur le site de Morvan. La répartition des jours de présence sur l’un et l’autre des sites restent à l’appréciation de l’assistante en fonction des besoins, sauf notification particulière de la part de la coordinatrice générale des soins.

Profil recherché

Vous êtes diplômé(e) d’une formation en secrétariat ou assistanat de direction (bac+2). Vous justifiez idéalement d’une expérience dans un environnement médico-administratif ou hospitalier. Une expérience en appui à une direction juridique serait un plus. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack office) et collaboratifs ( agendas partagés,. Vous disposez d’excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques. Organisé(e) et méthodique, vous savez gérer les priorités, faire face aux imprévus et traiter les urgences avec efficacité.

Doté(e) d’un grand sens de la discrétion, vous respectez les exigences de confidentialité et d’éthique professionnelle. Votre sens de l’accueil, votre aisance relationnelle et votre diplomatie vous permettent d’interagir avec différents interlocuteurs avec professionnalisme. Motivé(e) à relever de nouveaux défis, vous êtes prêt(e) à rejoindre nos équipes et à contribuer activement à nos projets.