Office manager

Au sein de l’équipe Corporate basée à Paris, vous assisterez la Coordinatrice de Communication. A ce titre, les responsabilités s’articulent autour des missions suivantes :

Missions

Support logistique

* Support à l’organisation des réunions d’équipe, séminaires, sorties d’équipe, etc
* Mise à jour de listings et de fichiers d’invitations, gestion des envois
* Participation à l’organisation logistique des événements internes de l’équipe

Support administratif et comptable

* Administration du personnel : gestion des arrivées des nouveaux collaborateurs, en lien avec les Ressources Humaines et les Services Généraux
* Comptabilité : gestion des factures et des refacturations, suivi du budget et optimisation des coûts, ouvertures des comptes fournisseurs, interface avec le département comptable
* Gestion des notes de frais du Comité de Direction
* Gestion des stocks, des fournitures, des demandes courses et de l’intendance en lien avec les Services Généraux
* Référent matériel et IT
* Distribution du courrier et des journaux

Assistanat de Direction

* Soutien à la gestion de l’agenda de la Directrice de la Communication
* Aide à la planification de réunions, de conférences téléphoniques, de vidéos conférences, de déjeuners
* Organisation des voyages (hôtels, avion, taxi, visa, etc)
* Gestion des appels téléphoniques
* Accueil des invités