Vos missions en quelques mots Sous l’autorité de la Directrice générale des services, l’agent assure une fonction d’assistance de direction auprès de Madame la Maire et de la DGS et de chargé(e) de communication. Il/elle participe au bon fonctionnement des instances décisionnelles de la collectivité, assure le suivi de dossiers administratifs transversaux et coordonne la communication municipale en lien avec un agent dédié. - Assistance de direction : • Gestion des agendas de la Maire et de la DGS • Organisation des réunions et rendez-vous • Interface avec les élus, partenaires et administrés • Rédaction de courriers, notes et documents administratifs - Préparation et suivi des instances (Conseil municipal, Commissions) : • Préparation, constitution et suivi des dossiers de séance • Rédaction et mise en forme des convocations, projets de délibérations et actes administratifs • Rédaction des procès-verbaux et comptes rendus • Suivi de l’exécution des décisions - Gestion administrative et suivi de dossiers : • Suivi de dossiers transversaux confiés par la Direction générale • Coordination avec les services municipaux • Analyse et synthèse d’informations • Gestion du courrier stratégique (enregistrement, diffusion, suivi) • Veille administrative et réglementaire - Coordination de la communication municipale : • Encadrement fonctionnel d’un agent chargé de la production de contenus • Proposition d’une ligne éditoriale cohérente appropriée à chaque support de communication • Supervision et validation des supports de communication : bulletin municipal, site internet, réseaux sociaux (Facebook, Instagram,…), application IntraMuros - Organisation des événements institutionnels et de la vie locale : • Organisation des cérémonies officielles et commémorations • Proposition d’actions de communication, organisation d’événements municipaux et de valorisation de la vie locale (vœux du Maire, accueil des nouveaux arrivants, inaugurations…) • Gestion des invitations et du protocole • Coordination logistique et matérielle des manifestations • Interface avec les élus, partenaires et prestataires • Participation à la conception et au suivi des événements Conditions d’exercice : • Travail administratif sur écran • Gestion simultanée de dossiers • Disponibilité ponctuelle (réunions en soirée, conseils municipaux) • Relations régulières avec les élus et partenaires institutionnels Profil recherché Expérience confirmée sur un poste similaire Savoirs : • Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales • Maîtrise des procédures administratives et des circuits décisionnels • Excellentes qualités rédactionnelles • Maîtrise des outils bureautiques et numériques, outils de communication, réseaux sociaux • Notions en communication publique appréciées Savoir-faire : • Capacité à préparer et sécuriser les actes administratifs • Aptitude à suivre des dossiers complexes • Organisation, rigueur et gestion des priorités • Capacités d’analyse et de synthèse • Capacité à coordonner une activité et à encadrer fonctionnellement Savoir-être : • Sens du service public • Discrétion professionnelle et respect du devoir de réserve • Autonomie et réactivité • Qualités relationnelles et sens de l’écoute • Capacité d’adaptation
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