Activités principales et responsabilités
Le/la secrétaire constitue le premier point de contact des familles et des partenaires institutionnels (tribunaux judiciaires, CAF, services sociaux). À ce titre, il/elle assure l'accueil téléphonique et physique, informe les familles sur le dispositif de médiation familiale et oriente les demandes vers la/le médiatrice/teur compétent(e).
Il/elle prend en charge la gestion administrative des dossiers de médiation : ouverture et suivi des dossiers, collecte et vérification des pièces justificatives, édition des courriers et des comptes rendus d'activité. Il/elle veille à la conformité des dossiers au regard des exigences des financeurs, notamment la CAF 62 et les juridictions.
Le/la secrétaire assure également la coordination logistique des permanences délocalisées du service : planification des rendez-vous des professionnel(le)s sur les différents sites du département, gestion des agendas partagés et suivi des disponibilités.
Enfin, il/elle participe au bon fonctionnement administratif du service : gestion du courrier entrant et sortant, classement et archivage, suivi des fournitures, et appui ponctuel à la direction.
Conditions d'exercice
Le poste est basé au siège de l'UDAF 62, à Arras. Des déplacements ponctuels sur le territoire départemental peuvent être requis, notamment pour l'organisation ou le soutien logistique de permanences. Le/la titulaire évolue dans un environnement de travail numérique structuré autour de la suite Microsoft 365 (Outlook, Teams, ...).
Le poste implique une relation régulière avec des familles en situation de fragilité ou de conflit ; discrétion professionnelle, posture d'écoute et capacité à maintenir une neutralité bienveillante sont des exigences incontournables du poste.
Conditions horaires
Poste à temps plein (35h/semaine), du lundi au vendredi, sur des horaires de bureau. Des adaptations ponctuelles d'amplitude horaire peuvent être nécessaires en fonction de l'activité du service et des permanences.
Environnement de travail
L'UDAF 62 est une association à taille humaine (24 salariés), dont la culture de travail valorise la coopération entre services et l'engagement de proximité envers les familles du Pas-de-Calais. Le/la secrétaire intègre une équipe soudée, dans des locaux situés à Arras, accessibles en transports en commun.
Poste régi par la Convention Collective Nationale du 15 mars 1966 (IDCC 413).
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