En tant qu'Assistant de Direction et Office Manager F/H, vos missions seront variées et essentielles au bon fonctionnement de l'entreprise :
Support à la Direction (Assistant de Direction) :
- Gestion d'agendas complexes : Organiser et optimiser les emplois du temps du Comité de Direction de S3NS, incluant la planification de réunions internes et externes (au sein de Thales, avec Google Cloud et avec les clients et partenaires, souvent au niveau CXO),
- Préparation des réunions : réservation des salles, de la logistique,
- Organisation de déplacements : Coordonner et aider à la réservation des voyages d'affaires en optimisant les itinéraires et les coûts,
- Communication : assurer une communication fluide avec les interlocuteurs internes et externes.
Gestion du Bureau (Office Manager)
- Gestion de l'environnement de travail : Veiller à l'entretien et à la propreté des locaux, s'assurer du bon fonctionnement des équipements et identifier les besoins d'amélioration, en relation avec notre prestataire Patchwork,
- Coordination des prestataires : Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services (maintenance, nettoyage, sécurité, etc.), assurer le suivi des interventions.
- Accueil : Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients, les orienter ou les mettre en relation avec les personnes concernées.
- Gestion des fournitures et équipements : Assurer la disponibilité des fournitures de bureau, du matériel informatique et des équipements nécessaires au bon fonctionnement quotidien, gérer les stocks et passer les commandes,
- Vie du site : Contribuer à la vie du site (décoration, affichage, organisation d'événements d'entreprise),
- Gestion des demandes d'achat : Valider et suivre les demandes d'achats.
Votre profil
Vous avez une expérience de 5 années sur des fonctions similaires similaire d'Executive Assistant et/ou Office Manager auprès d'un General Manager ou membre d'un Comité de Direction.
Vous avez des compétences organisationnelles, avec une capacité prouvée pour gérer plusieurs priorités simultanément.
Vous pouvez anticiper les besoins, prendre des initiatives et résoudre les
problèmes de manière autonome.
Un bon niveau d'anglais (lu et écrit) est indispensable.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.