Au sein de la Direction des Ressources Humaines, les assistantes de Direction travaillent en binôme et viennent en soutien au Directeur et à ses adjoints dans la gestion administrative du service.
* Accueil physique (accueil et orientation des visiteurs, renseignements divers).
* Accueil téléphonique :
o Renseignements
o Orientation des appels
o Filtrage des appels
o Prise de messages et transmission aux différents destinataires
o Classement / archivage
* Gestion des agendas et organisation des rendez-vous, en fonction des instructions des Directeurs
o Réservation :
+ de salles
+ de prestations logistiques
+ des moyens de transports
o Préparation des dossiers ou documents nécessaires
* Traitement du courrier entrant et sortant et gestion des parapheurs.
* Réalisation de travaux administratifs, travaux de gestion, notamment :
o Élaboration ou complétude de documents
o Elaboration d’outils de suivi
o Elaboration de comptes rendus divers
o Rédaction/frappe de courriers divers
o Réalisation de mailings, publipostages
o Tenue et mise à jour de bases de données diverses
o Tenue et mise à jour des organigrammes et documents de présentation du service
* Participation à des réunions régulières du Département et rédaction des comptes rendus
* Réalisation ponctuelle de quelques tâches à la demande des Cadres du Département
* Coordination de l’activité de la Direction en lien avec le secrétariat de la Direction Générale
* Soutien au secrétariat des instances (CSE et F3SCT)
* Dans le cadre de ses fonctions, l’assistant(e) consacre environ 40% de son temps de travail à des missions de secrétariat et de gestion du secteur affaires Générales/Juridiques de la Direction
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