Gestionnaire administratif, administrative des études doctorales f/h

À propos de nous

L’Université de Lorraine forme plus de 62 000 étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire. 7 000 personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d’enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d’un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria).

Le poste est rattaché au sein de la Direction de la Recherche et de la Valorisation, Sous-Direction des Études doctorales (SDED). Elle met en œuvre les actions d’appui administratif aux études doctorales de l’Université de Lorraine en mettant en œuvre la chaîne de scolarité, l’appui au fonctionnement administratif des écoles doctorales et l’organisation des activités transverses.


Mission

Dans le cadre d'un renfort pour la rentrée universitaire 2025-2026, nous recrutons un·e gestionnaire administratif, administrative des études doctorales pour une durée de 4 mois de septembre à décembre.

Vos activités se concentreront autour de 3 missions principales :

Mission 1 : Accueil, Information et Orientation.

- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la scolarité

- Renseigner les candidats/doctorants sur les modalités d’inscription et de soutenance, les cotutelles internationales de thèse (en lien avec le référent international), l’environnement universitaire (bibliothèque, sport, restaurant universitaire etc…)

- Accueillir les candidats/doctorants étrangers et les renseigner sur les formalités administratives à accomplir pour leur séjour (préfecture, logement, sécurité sociale, bourse, etc…) en lien avec les services concernés

- Orienter les candidats vers les interlocuteurs adaptés concernant la direction et le financement de leur doctorat et les conseiller sur les conditions d’inscription en Doctorat

Mission 2 : Réalisation des inscriptions administratives.

- Vérifier le contenu et la conformité des dossiers d’inscription

- Vérifier les demandes à codiriger une thèse

- Suivre les différentes étapes de signatures des dossiers d'admissions

- Suivi, validation et contrôle de la qualité des informations saisies par les doctorants via leur compte ADUM

- Réaliser l’inscription administrative sur l'outil dédié

- Suivre et réaliser les réinscriptions des doctorants en 2ème et 3ème année

Mission 3 : Organisation administrative des soutenances de thèse.

- Réaliser un suivi individualisé de la procédure de soutenance sur 8 semaines

- Vérifier les demandes préalables de soutenance : titres et grades des rapporteurs et membres du jury pour conformité

- Suivre la procédure d'autorisation de soutenance : présentation à la signature des responsables des écoles doctorales et du vice-président délégué à la Stratégie Doctorale

- Organiser la soutenance : envoi des convocations au jury et du courrier de désignation des rapporteurs

- Vérifier les documents de soutenance

- Éditer et remettre les attestations de réussite et diplômes


Profil

Vous maitrisez les outils bureautiques (excel, word), les techniques de communication orale et écrite. Une connaissance de l'environnement universitaire et plus particulièrement des études doctorales serait un plus.

Vous avez un bon niveau d'anglais.

Doté.e d'excellentes qualités relationnelles, vous aimez travailler en équipe. Vous savez faire preuve d'organisation, de rigueur et de réactivité.

Les candidatures sont attendues pour le 25 août au plus tard.