Secrétaire administratif(ve) h/f à l'ifsi/ifas

À propos de nous

Le Groupement Hospitalier Portes de Provence est un établissement public de santé, du GHT Drôme-Ardèche-Vercors. Il est situé à Montélimar (26) et composé de services MCO et de 3 EHPAD. De nombreuses spécialités sont en cours de développement ou de renforcement. L’établissement compte près de 2000 agents.

Montélimar se situe dans une région agréable à proximité de nombreuses zones touristiques et à égale distance des Alpes et de la Méditerranée. C'est une ville agréable, dynamique, située à 1h30 de Lyon, Montpellier, Grenoble et Marseille en Drôme Provençale (Accès autoroutier et TGV), le bassin de la population est de 50 000 habitants sur Montélimar et villes environnantes, et le bassin global sur le territoire de Montélimar est de 182 000 habitants (environ).


Mission

Le GHPP recherche un(e) secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) pour l’Institut de Formation en Soins Infirmiers et de Formation Aides-Soignants du Groupement Hospitalier Portes de Provence de Montélimar à 100% en CDD de 6 mois avec possibilité de pérennisation.

Définition :

• Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

• Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,).

Liaisons hiérarchiques :

• Il est placé sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’IFSI IFAS.

ACTIVITES

• Accueil des personnes (patients, usagers, familles,)

• Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)

• Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées

• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

• Prise de rendez-vous/gestion des agendas

• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)


Profil

Savoir-faire :

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

• S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes

• Travailler en équipe/en réseau

• Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)



Connaissances requises :

• Accueil téléphonique

• Bureautique

• Classement et archivage

• Communication/relations interpersonnelles

• Droit hospitalier

• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

• Secrétariat