La Direction des Formations de CentraleSupélec recherche un(e) Coordinateur(trice) de scolarité - Bachelor of Engineering (BEO). Rattaché(e) à la Directrice de la scolarité des programmes Bachelors, votre mission principale sera de coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion de la scolarité. Il s’agira également, d’assurer l’accueil et l’accompagnement des étudiants, de gérer et d’organiser leur scolarité, d’assurer la gestion opérationnelle de la formation, d’accompagner les élèves dans leur mobilité entrante et sortante, de veiller au respect du cadre réglementaire en vigueur et des exigences institutionnelles.Le poste concernera la formation BSc Bachelor of Engineering, en lien spécifique avec notre partenaire CityU à Hong-Kong et nécessitera une maitrise de l’anglais.
A ce titre, vos activités seront les suivantes :
1. Gestion administrative de la scolarité
Participer à la mise en œuvre de l’emploi du temps et assurer le suivi des plannings hebdomadaires des cours
Mise à jour du système d’information (intervenants, groupes d’élèves, notes, planning)
Contribuer à la gestion des notes et la validation des obligations de scolarité des étudiants
Organiser les sessions d’examens et de rattrapages : gestion du calendrier, suivi de la reprographie, planification des besoins de surveillants, présentiel en période d’examens
Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques : synthèse de la nature des effectifs recrutés, bilan des coûts de formation
Soutenir la démarche réflexive d’évaluation des enseignements, en relation avec la responsable des évaluations, les responsables académiques de programme, les enseignants et les directeurs de département
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel : planification des enseignements, suivi des vacataires, commandes aux fournisseurs
Veiller au suivi des absences des élèves
Préparer les documents supports des jurys et commissions
Actualiser les documents de référence du programme : catalogue de cours, SharePoint…
Coordonner les événements ponctuels et les visites de terrain, gérer les devis et factures afférents
Editer les attestations
Participer à l’édition des diplômes et l’organisation de la remise des diplômes.
2. Gestion administrative des élèves
Informer et accompagner dans leurs démarches les étudiants ; être un référent pour ces étudiants, majoritairement anglophones
Définir et garder d’actualité un parcours étudiant jusqu’à la diplomation
Gérer la relation avec les étudiants se trouvant dans des situations spécifiques, notamment en difficulté médicale ou psychologique, et résoudre les problématiques en lien avec le Pôle d’accompagnement et le Pôle handicap de l’école.
3. Communiquer et collaborer avec l’établissement partenaire du programme
Gérer et coordonner les étapes de scolarité avec le partenaire
Transmettre aux intervenants externes les informations utiles
Assurer une communication efficace avec l’institution partenaire, alignement continu des procédures.
Au-delà de ces missions, vous êtes en interaction avec de nombreux services de CentraleSupélec et vous pouvez être amené à participer à d’autres projets de la Direction des études du Bachelor.
Ce programme ayant été créé récemment et le nombre d'étudiants inscrits à cette formation ayant vocation à augmenter progressivement, les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées en fonction des besoins.
Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT (Licence) avec une spécialisation dans la gestion administrative ou en gestion des entreprises, vous justifiez d’une expérience réussie dans le domaine de la gestion administrative ou de la scolarité, au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.
Vous disposez d’une solide connaissance de la réglementation de la scolarité dans l’enseignement supérieur (ECTS, jurys, diplomation) ainsi que des dispositifs institutionnels et financiers.
Vous maitrisez les outils bureautiques et logiciels de gestion de la scolarité tout en ayant une aisance avec les outils numériques et plateformes de gestion.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens du détail et vos qualités rédactionnelles.
Vous avez la capacité d’analyser et de structurer des parcours pédagogiques.
Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.
Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.
Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.
Vous faites preuv...
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