Contexte et missions
La Direction Projets et Développement est chargée de piloter les travaux de création, extension, rénovation, réaménagement des Villages d'Enfants et d'Adolescents de la Fondation ACTION ENFANCE. Une partie de ces travaux est conduite via des Contrats de Promotion Immobilière contractés avec des promoteurs partenaires, une autre partie est conduite en maîtrise d'ouvrage directe, avec ou sans mission d'AMO.
A ce jour, 12 Villages d'Enfants sont en chantier ou en projets, et plusieurs chantiers de réaménagement de plus petite ampleur sont prévus.
L'équipe de la Direction des Projets et Développement est composée de 9 personnes et s'organise autour de Responsables Développement, en charge du pilotage transverse des projets, et de Responsables Immobiliers, en charge de la bonne conduite des travaux immobiliers.
Nous recherchons, pour renforcer l'équipe, un Responsable Administratif des Opérations Immobilières H/F en CDD sur un an à partir de janvier .
Sous la responsabilité de la Directrice du Développement, et en lien étroit avec les responsables projets, ses missions incluront :
1. Accompagnement administratif des projets immobiliers
2. Suivi des contrats, vérification des échéances, récupération des pièces exigibles auprès des différents prestataires (Garantie Financière d’Achèvement, Dossier des Ouvrages Exécutés…)
3. Notaires
4. Coordination des démarches administratives avec les différents services instructeurs (dépôt des autorisations travaux, DAACT, préparation des pièces à produire, suivi des délais d'instruction, etc.)
5. Vérification des assurances et des certifications obligatoires (RC Pro, décennale, etc.)
6. Suivi des procédures juridiques et notariales : constats d'affichages de PC, référés préventifs, préparation des actes notariés en lien avec les notaires…
7. Dossiers de demandes de subventions
8. Gestion des démarches auprès des services fiscaux et de l'état : réception et traitement des avis d'imposition, préparation des opérations de récupération de TVA en lien avec la Direction Financière
9. Le suivi de la facturation et de la trésorerie travaux
10. Réception et traitement des factures travaux selon le process de validation établi, en lien avec les Responsables Projets et Immobiliers et le service comptabilité
11. Intégration des pièces comptables dans l'outil de suivi des achats de la Fondation (en cours de déploiement)
12. Suivi régulier et anticipation des prévisions de décaissements, préparation des échanges entre la Direction Projets et Développement et la Direction Financière sur les questions de trésorerie liées aux opérations immobilières
13. Gestion documentaire des opérations
14. Organisation et archivage des pièces liées à chaque opération : pièces contractuelles, contrats, autorisations, documents techniques, fiscaux et d’assurance.
Il ou elle pourra par ailleurs, selon les besoins et l'activité de la Direction, être amené.e à contribuer à l'organisation des travaux de réflexion de l'équipe, notamment en lien avec les opérations immobilières (journées de réunion des techniciens d'entretien et de maintenance des établissements, groupes de travail sur la prospective immobilière…)
Le poste est basé à Paris, 4 rue du Texel (proximité immédiate de Montparnasse / Gaîté).
15. Statut cadre
16. 38h avec acquisition de 17 jours de JRTT par an + 5 semaines de congés payés et 8 jours de congés exceptionnels
17. Titres restaurant
18. Télétravail possible à hauteur de 2 jours par semaine max
19. Déplacements occasionnels à prévoir, France métropolitaine uniquement
Profil
20. Formation de niveau bac en Immobilier / administration
21. Expérience exigée (5 ans), dont au moins une expérience antérieure de gestion administrative travaux dans le BTP
22. Rigueur et sens de l'initiative
23. Travail en équipe
24. Capacité à interagir avec divers interlocuteurs internes et externes (autres équipes sièges, partenaires, promoteurs, prestataires divers)
25. Un intérêt pour la mission de la Fondation et le secteur de la protection de l’enfance sera un plus pour mener à bien les missions confiées et pour l’intégration dans l’équipe
26. Permis B souhaité
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