Votre mission
Rattaché(e) au Direction Fonctions Transverses (DFT) - Pôle Immobilier & Environnement de Travail et au sein d'une équipe de 1 personnes, vos missions sont :
Mission principale :
Assurer au quotidien le bon fonctionnement des espaces de travail et la qualité des services offerts aux collaborateurs (accueil, fournitures, maintenance, sécurité, aménagement, propreté, etc.), en lien avec les équipes internes et les prestataires. Il ou elle sait identifier rapidement un problème dans le fonctionnement de la chaîne logistique et le résoudre dans les plus brefs délais afin d'assurer l'opérationnalité des supports de sa structure.
Principales responsabilités :
Gestion opérationnelle des services
- Gérer les services aux occupants : accueil, courrier, fournitures, salles de réunion...
- Suivre les contrats avec les prestataires (ménage, sécurité, maintenance...).
- Assurer le lien entre les collaborateurs et les fournisseurs de services.
Maintenance et sécurité
- Suivre les demandes d'intervention (électricité, plomberie, climatisation, etc.).
- Veiller au respect des consignes de sécurité et aux conditions de travail.
- Réaliser des contrôles de conformité (extincteurs, éclairage de sécurité, accès...).
Aménagement et gestion des espaces
- Participer à l'aménagement ou au réaménagement des bureaux (mobilier, signalétique, déménagements internes).
- Veiller à la bonne organisation des espaces communs.
Gestion des espaces événementiels
- Gérer les réservations des espaces.
- Organiser la logistique (mobilier, signalétique, technique, accueil...).
- Superviser le bon déroulement des événements.
- Identifier les besoins spécifiques et mobiliser les ressources nécessaires.
Relation avec les collaborateurs
- Être l'interlocuteur principal des salariés pour toute question liée à leur environnement de travail.
- Gérer les demandes et les réclamations via une plateforme ou un outil interne (GMAO, SVP).
- Contribuer à la qualité de vie au travail (QVT) en proposant des améliorations.
Gestion administrative
- Suivre les commandes et les stocks de fournitures, mobilier, badges, etc.
- Participer au suivi des budgets liés aux services généraux.
- Rédiger des comptes-rendus, tableaux de bord
Votre profil
Profil recherché :
Disponible immédiatement, vous disposez de minimum 5 années d'expérience à un poste similaire, dans un environnement multisites dans des entreprises du domaine assurantiel/bancaire.
Aussi, vous disposez des compétences suivantes :
Compétences techniques (savoir-faire)
- Gestion des espaces de travail : aménagement des bureaux, ergonomie, flex office, gestion des déménagements internes.
- Connaissance des normes : sécurité (incendie, accessibilité), hygiène, environnement, développement durable (RSE).
- Maintenance et services généraux : suivi des prestataires (ménage, sécurité, accueil, restauration), gestion des contrats de maintenance, suivi des budgets.
- Gestion de projet : planification, coordination d'équipes internes/externes, respect des délais et des budgets.
- Maîtrise des outils bureautiques : Excel, logiciels de gestion des bâtiments (GMAO), logiciels de réservation de salles dans Outlook .
- Connaissances en achats/logistique : gestion de stock de fournitures, négociation avec les fournisseurs.
Compétences relationnelles (savoir-être)
- Sens du service : être à l'écoute des collaborateurs, proposer des solutions concrètes à leurs besoins.
- Communication : à l'aise pour échanger avec tous les niveaux hiérarchiques, capacité à vulgariser des sujets techniques.
- Rigueur et organisation : prioriser, gérer plusieurs dossiers en parallèle, assurer un suivi précis.
- Réactivité et autonomie : gérer les imprévus, prendre des décisions rapidement.
- Capacité à fédérer : travailler avec des prestataires, motiver les équipes.
Compétences transverses
- Sensibilité au développement durable : intégrer des pratiques écoresponsables dans la gestion des espaces (tri des déchets, économies d'énergie, mobilier durable...).
- Adaptabilité : face à des évolutions rapides (télétravail, flex office, digitalisation des services).
- Culture du bien-être au travail : contribution à l'expérience collaborateur, qualité de vie au travail, confort acoustique et lumineux, etc.
Pourquoi nous rejoindre ?
Salaire : 45 000€ sur 13,55 mois
Carte ticket restaurant
Un cadre de travail bienveillant et innovant
Un comité d'entreprise pour avoir accès à des réductions et des bons plans
Carte Navigo : 50% prise en charge
Une culture d'entreprise qui favorise le bien être des équipes
En plus des congés légaux, vous aurez 24 jours RTT
De beaux locaux flambant neufs dans le beau quartier du 15ème (métro : Ligne 12 Vaugirard)
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