Assistant·e de direction-polytech

Gestion du secrétariat de la Direction et suivi des conventions

* Gérer l'agenda, le courrier et mettre en forme les documents

* Assurer l'accueil et l'information des personnels, vacataires, étudiants

* Gestion des conventions et leurs suivis sur tableaux de bord

* Recevoir, filtrer et traiter les informations destinées à la Direction

* Procéder aux réservations de salles et d'équipements

* Assurer l'archivage / référent archive et participation aux réunions

Gestion RH :

* Contrats et paie des vacataires de 2 départements d'enseignements

* Diffusion de l'information auprès des vacataires

* Saisie des charges d'enseignement sous PCE

* Saisie de la paie des vacataires-Suivi des dossiers dans PCE

* Travail d'équipe avec le gestionnaire des contrats vacataires

* Gestion des dossiers des surveillants extérieurs (contrat, paie) et contrats étudiants

* Carrières RH enseignants et enseignants-chercheurs

* Diffusion des informations relatives aux carrières des personnels

* Suivi des calendriers (recrutement, avancement, etc)

* Collecte des dossiers

* Classement des pièces administratives dans les dossiers numériques des agents

* Relais avec le service de la DRH

Participation aux dossiers stratégiques

* Données certifiées et indicateurs

* Dossiers d'accréditation CTI et audits

* Gestion des convocations des instances (bureau, Conseil d’École, Conseil de perfectionnement)

* Rédaction des comptes-rendus et délibérations (bureaux en alternance)

* Diffusion des informations et décisions des instances

* Gestion des tableaux de bord

Participation à la vie de l’École

* Participation aux journées portes ouvertes, forums, etc.