Responsable des affaires générales - h/f

Description entreprise :

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

La Direction Générale, située à Talence, rassemble l’ensemble des Directions Fonctionnelles du CHU de Bordeaux.


Description du poste :

LE POSTE :

Sous la responsabilité du Directeur des Ressources Humaines, le Responsable des Affaires Générales assure la coordination et le pilotage des affaires générales de la Direction des Ressources Humaines afin de garantir la qualité du service rendu, la fluidité des processus internes, la sécurisation des instances et la mise en œuvre opérationnelle de la politique RH de l’établissement.

MISSIONS :

Animation et coordination internes de la DRH

· Organiser et préparer les réunions,

· Formaliser et suivre les plans d’actions,

· Assurer le suivi des décisions,

· Contribuer à la diffusion de l’information au sein de la Direction des Ressources Humaines.

Gestion des affaires générales et pilotage du secrétariat

· Veiller à la bonne application des procédures internes,

· Manager et superviser l’activité du secrétariat de direction RH – encadrement de proximité de deux assistantes de direction (priorisation, méthodes et process),

· Organiser la gestion des agendas, la préparation des dossiers et les supports de réunions du Directeur des Ressources Humaines et des Directeurs Adjoints des Ressources Humaines,

· Préparer et suivre les instances relevant de la DRH (Comité Social d’Etablissement, réunions avec les organisations syndicales, groupes de travail…),

· Garantir la qualité rédactionnelle des documents (convocations, ordres du jour, comptes rendus, relevés de décisions).

Contribution à la stratégie et aux projets RH

· Assister les DRH dans la préparation et la mise en œuvre des projets RH,

· Participer à la préparation des rapports et bilans,

· Coordonner ou piloter des projets transversaux,

· Assurer un rôle de conseil et d’alerte sur l’organisation des processus et la cohérence des pratiques au sein de la DRH.

Communication interne et relations partenariales

· Préparer des supports de communication RH,

· Être l’interlocuteur privilégié, pour le périmètre affaires générales de la DRH, des autres directions, des pôles et services…,

· Contribuer à la gestion des relations avec les partenaires externes sur les aspects organisationnels et administratifs liés aux projets RH.

COMPETENCES ATTENDUES :

· Connaissance du fonctionnement d’un établissement public de santé et de ses instances,

· Management des organisations ou ressources humaines,

· Maîtrise des processus RH et des enjeux associés,

· Capacité à s’exprimer à l’oral,

· Maîtrise des outils bureautiques et de travail collaboratif,

· Initiative et planification,

· Capacité rédactionnelle, d’analyse et de synthèse.




Profil recherché :

SAVOIR-FAIRE :

· Accompagner et coordonner des projets transversaux,

· Animer des réunions, produire des synthèses claires, rédiger des documents administratifs de qualité,

· Structurer et fiabiliser les processus, construire des outils de suivi (tableaux de bord, plannings, reporting),

· Sens de l’organisation, méthode de travail rigoureuse,

· Encadrer une équipe, organiser l’activité, accompagner le changement.



SAVOIR-ETRE :

· Sens du service public, loyauté et confidentialité,

· Rigueur, organisation, capacité d’anticipation et de priorisation,

· Aisance relationnelle, sens politique, diplomatie, capacité à travailler en réseau,

· Forte capacité d’adaptation,

· Réactivité, autonomie et force de proposition.

PROFIL RECHERCHE :

· Formation souhaitée : Bac +3 à Bac +5 en ressources humaines, droit social, management des organisations de santé, management public ou équivalent.

EXPERIENCE :

· Expérience confirmée en gestion de projet, coordination ou affaires générales, idéalement dans un établissement de santé ou au sein d’une grande collectivité publique,

· Expérience d’encadrement d’équipe et/ou de management transversal.

CONDITIONS PRATIQUES :

· Statut : catégorie A

· Temps plein, grande disponibilité, présence possible en horaires élargis en fonction des instances et des contraintes de l’établissement.