Agent d'accueil à temps non complet (50%), f/h - mimizan, "le chant des pins" (h/f)

Dans le cadre d'un contrat de remplacement, notre établissement recrute un agent d'accueil - assistant administratif à temps non complet (environ 50%).

Sous la responsabilité de l'adjoint(e) de direction, vous êtes le premier contact de l'établissement : vous assurez un accueil physique et téléphonique de qualité pour les résidents, leurs familles, les partenaires et les visiteurs. Vous informez, orientez et facilitez le lien entre tous les interlocuteurs.

Vous prenez en charge la gestion administrative courante : constitution et suivi des dossiers résidents, organisation des admissions et sorties, rédaction de courriers, mise à jour des documents, classement et archivage. Vous contribuez également à la communication interne et externe : affichage, supports d'information, actualisation du livret d'accueil ou de la signalétique, et participation aux enquêtes de satisfaction. Véritable interface entre les équipes et l'encadrement, vous veillez à la bonne circulation de l'information et participez à la vie collective de l'établissement avec rigueur, discrétion et sens du service.



Une expérience similaire au sein de la fonction publique territoriale serait un plus.



Poste à temps non complet, organisé du lundi au jeudi, avec une amplitude indicative de 09h00-12h30 ou 13h30-17h30.En tant qu'assistant administratif, vos principales missions sont :
Accueil physique et téléphonique
Recevoir le public : résidents, familles, partenaires et intervenants extérieurs; Informer et renseigner le public; Orienter le public vers la personne compétente au sein de l'établissement, le cas échéant prendre et transmettre le message; Assurer l'accueil et l'installation des visiteurs; Répondre aux appels téléphoniques, orienter et filtrer les communications.

Gestion de la communication interne et externe de l'accueil
Gérer la communication sur les écrans dynamiques; Céer des supports de communications pour les évènements de l'EHPAD (menus, affichage divers, festivités.); Participer à l'élaboration ou la mise à jour des outils de communications (site internet, livret d'accueil du résident, flyers de communications); Rédiger des convocations ou des comptes rendus; Élaborer, transmettre et analyser les enquêtes de satisfaction résidents, familles.
Gestion administratives des dossiers résidents
Constituer, suivre et archiver les dossiers administratifs des résidents; Gérer la liste d'attente à l'aide du logiciel Via Trajectoire : présentation du logiciel aux familles, suivi et mise à jour des dossiers en lien avec la commission d'admission;
Récupérer les dossiers VIA Trajectoire et en assurer le suivi; Programmer les entrées des résidents et les rendez-vous administratifs avec les familles après validation en commission d'admission;
assurer le suivi administratif des dossiers de résidents (admissions, séjours, sorties);
etc.
Gestion du secrétariat général
assurer le secrétariat courant de l'établissement et réaliser les travaux de bureautique demandés par l'encadrement; assurer le suivi des dossiers de tutelle (rendez-vous expertise, jugement, liaisons avec les tuteurs/curateurs);
assurer la mise à disposition et participer à la mise à jour des documents obligatoires (livret d'accueil du résident, etc) ; rédiger et assurer la mise en forme et la transmission de documents (courriers, notes);
Gérer, classer et achiver le courrier et l'ensemble des documents selon les règles et procédures établies; tenir et mettre à jour des tableaux de bords et des élements statistiques; etc.

Missions annexes
Assurer le lien avec les équipes et l'encadrement de l'établissement (diffusion de notes d'informations, tenue de registres etc) ; contribuer à la formation, à la qualité ainsi qu'à la gestion des risques (participation à l'encadrement des stagiaires, participation à des groupes de travail etc); saisir des déclarations d'accident de travail; etc.

Salaire : à partir de 839,40€ net par mois

Durée hebdomadaire : 17.5 H

Durée du contrat : 2 mois renouvelables

Amplitude horaire : 7H30