Chargé / chargée d'accueil (h/f)

Description du poste :
C'est au sein du site de Bègles de Croix-Rouge Compétence que nous recrutons dans le cadre d'un CDD de 12 mois : un Secrétaire/Chargé d'accueil H/F
Découvrez votre futur poste :
Rejoignez une équipe engagée dans un environnement stimulant, au cœur de la formation dans le secteur sanitaire et social. En tant que secrétaire d'accueil, vous êtes le premier visage de l'établissement. mais aussi l'un des piliers de l'organisation quotidienne !
Vos missions :
Accueil & secrétariat :***Accueillir, orienter et renseigner avec sourire les visiteurs, étudiants, formateurs et partenaires en assurant une communication adaptée aux différents publics accueillis
* Gérer les appels téléphoniques, les emails, le courrier (réception, traitement, diffusion).
* Informer sur les activités de l'institut et assurer une première information concernant l'offre de formation en réponse aux questions. (Programmes - dispositifs de formation - dates - présence.)
* Gérer l'accueil téléphonique et collecter les demandes relatives aux services proposés par l'établissement, vous les identifiez et orientez les interlocuteurs concernés.
* Assurer la traçabilité des informations en référence aux documents qualité.
* Assurer la gestion de la boite mail et assurer la diffusion d'informations interne et/ou externe, selon les consignes qui vous sont données.
* Participer à la préparation d'évènements (Journée porte ouverte - journées des recruteurs - réunions partenaires .)
* Mettre en forme, classer, archiver, reproduire les documents de manière efficace et conforme aux procédures qualité
* Participer à la vie de l'établissement en assurant la logistique de base (commandes, fournitures, matériel).
Gestion des activités administratives :***Participer à la gestion du courrier (ouverture et transmission, affranchissement) et de la messagerie (traitement des demandes mails, diffusion des informations en interne).
* Venir en appui dans le cadre de rédaction de courriers, notes et formulaires, reproduction et diffusion de documents, mise à jour de tableaux de bords, classement et archivage, élaboration d'outils de suivi, saisies de données, gestion des mailings et bases de données.
* Contribuer et participer à l'élaboration de supports de communication en réponse aux demandes des services et dans le respect de la démarche qualité de l'Institut (édition de documents d'informations, plaquettes, affiches, etc.).
* Edition des émargements et saisie des absences (CFA et cours obligatoires)
* Participer au rangement et à l'archivage
Suivi logistique :***Vous réceptionnez les colis et les distribuez à leurs destinataires
* Vous assurez la transmission des commandes de fournitures
* Vous assurez la gestion des clés et registre et procédures associées
* Vous assurez la gestion de l'ouverture des barrières à l'entrée du site
Vous travaillez en étroite collaboration avec les différents pôles de Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine (CRC NA).
Vous prenez part à la vie institutionnelle de CRC NA et participez aux activités transversales et multi-filières.
Date de prise de poste souhaitée : Dès que possible
Description du profil :
Votre profil :
Ce poste est fait pour vous si...
✅ Vous aimez jongler entre l'accueil, les bases de données et les classeurs (et vous savez toujours où vous rangez les choses).
✅ Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques, et êtes à l'aise avec les logiciels spécifiques.
✅ Vous êtes rigoureux·se, organisé·e et avez le sens de la confidentialité.
✅ Vous avez un excellent relationnel, le sens de l'écoute. et un petit grain de bonne humeur qui rend les journées plus douces !
Votre profil***Bac+2 dans le domaine administratif, secrétariat ou gestion.
* Une expérience dans un environnement de formation ou dans le médico-social est un plus.
* Maîtrise des outils bureautiques et appétence pour les logiciels métiers.
Rejoignez-nous
Rejoindre la Croix Rouge française :
C'est rejoindre une grande association qui œuvre quotidiennement auprès des personnes vulnérables et une organisation inclusive qui considère la diversité de ses collaborateurs comme un atout capital ! Signataire d'un accord "Diversité et égalité professionnelle". Notre Association marque ainsi sa volonté de prohiber toute forme de discrimination. Nous nous sommes engagés auprès de nos salariés sur des thèmes aussi divers que l'égalité femmes/hommes, l'emploi des seniors, le handicap, l'orientation sexuelle, le genre.
Vous donnez de l'importance aux principes et valeurs défendus et portés par la Croix-Rouge française (Humanité, Impartialité, Neutralité, Indépendance, Volontariat, Unité, Universalité) ?
Alors ce poste a