Une ou un gestionnaire administratif

Direction de la Scolarité, de la Vie Étudiante et des Concours (DSVEC)

Assurez la gestion administrative des étudiants à l’ENS Paris-Saclay, au cœur de l’excellence académique !

Entité d’affectation

Direction de la Scolarité, de la Vie Étudiante et des Concours (DSVEC)

La direction de la scolarité, de la vie étudiante et des concours est rattachée à la direction générale des services. Elle assure le pilotage de ses activités en lien avec la présidence, les départements d'enseignement et de recherche et les autres services. La DSVEC représente l'École dans les domaines des concours, admissions, formation, vie étudiante et insertion professionnelle auprès de l'Université Paris-Saclay et des partenaires externes.

Mission

Sous la responsabilité du/de la responsable du pôle vie étudiante ou Scolarité, le·la titulaire du poste assurera des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et logistique au sein du service dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Activités principales

1. Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs internes (normaliens, départements d’enseignement…) et externes
2. Informer et accompagner dans leurs démarches les étudiants et associations de l’École
3. Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative, y compris les dossiers complexes
4. Élaborer, préparer, rédiger et contrôler des actes et documents administratifs et/ou financiers (exemples : conventions de stage, décisions de subventions, logement, bourses, subventions, événements étudiants)
5. Assurer la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées
6. Participer à la préparation et à l’organisation des différentes instances (jury d’admission, instances vie étudiante, etc.)
7. Participer à l’organisation des événements portés par la DSVEC (exemples : cérémonie de remise des diplômes, conférences du diplôme, rentrées universitaires)
8. Répondre aux demandes d’informations des directions, services internes et interlocuteurs externes
9. Mettre en œuvre, organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion des normaliens
10. Alimenter des tableaux de bord, en assurer le suivi et produire des bilans
11. Participer aux activités transverses de la direction et, plus généralement, de l’ENS Paris-Saclay
12. Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre opérationnelle de l’application dédiée aux inscriptions des normaliens
13. Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble des domaines gérés

Spécificités du poste

Le/la gestionnaire contribue au bon fonctionnement des départements d’enseignement et de recherche (DER). À ce titre, il/elle peut être amené·e à intervenir, de manière ponctuelle, dans un autre DER en cas d’absence d’un·e collègue, en complément de ses missions principales.

Diplômes et formations

14. Diplôme : baccalauréat
15. Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
16. Expérience professionnelle souhaitée : 2 ans, des connaissances en droit et en finances publiques seraient un atout

Conditions de recrutement

Poste de catégorie B à pourvoir à temps plein, dès que possible.

17. Pour les fonctionnaires, recrutement par voie de mutation ou de détachement.
18. Pour les contractuels, portabilité du CDI dans la fonction publique ou poste à pourvoir en CDD pour une durée de 1 an (renouvelable avec possibilité de contrat de 2 ou 3 ans).

Rémunération : 2220,45€ brut

Avantages

19. Possibilité de télétravailler un jour par semaine à compter de 6 mois d’ancienneté
20. 57 jours de congés pour 39h d’activités hebdomadaires
21. Indemnité de 15€ mensuel pour la mutuelle
22. Régime indemnitaire sur la base de l’entretien professionnel annuel
23. Remboursement de 75% du Pass Navigo
24. Participation de l’employeur pour déjeuner au CROUS
25. Parcours d’intégration et accompagnement individuel aux concours ITRF
26. Accompagnement à trouver un logement social
27. Possibilité d’attribution d’un logement de fonction, conformément à la réglementation en vigueur
28. Accès au LUMEN, Learning center (livres, revues et articles, imprimés ou numériques)
29. Accès à la Scène de Recherche et aux représentations organisées par celle-ci (gratuit ou 10€ selon les représentations)
30. Plus de 50 activités sportives proposées en lien avec l’Université Paris-Saclay
Un CV complété d’une lettre de motivation doit être adressé à la DRH par courrier électronique.
recrutement.drh [at] ens-paris-saclay.fr (CANDIDATER)

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