Administratif / promotion interne - commune de coti chiavari

Vos missions en quelques mots Intitulé du poste : Gestionnaire d’Etat civil Direction : DGS Pôle ou service : Etat civil Lieu d’exercice : Mairie de Coti Chiavari Informations administratives Filière : Administrative Cadre d’emploi : Rédacteur Catégorie : B Régime Indemnitaire : OUI Astreintes : NON Conditions d’exercice du poste Rythme de travail : • Travail en bureau et guichet d’accueil, • Déplacements occasionnels sur autorisation du procureur en cas de situation exceptionnelles (mariage in extremis) • Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d’ouverture au public (permanences ponctuelles en soirée ou week-end ; présence lors de la célébration des mariages le samedi) Conditions particulières : • Forte disponibilité requise sur certaines périodes de l’année • Devoirs de confidentialités Facteurs de pénibilité : • Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risque de conflits • Devoirs de confidentialités Attribution : • Téléphone : NON • Ordinateur portable : NON • Télétravail : OUI • Délégation de signature (actes, budgets dématérialisés) : NON Organigramme et interlocuteurs internes et externes Maire ꜜ DGS ꜜ Interlocuteurs à l’intérieur de la mairie : - Elus - Secrétaire général en charge des ressources, de la population, de la culture et de l’agence communale Interlocuteurs à l’extérieur de la mairie : - Elus et autres collectivités - Usagers - Fonction publique d’Etat DESCRIPTIF DU POSTE : Instruire et rédiger les actes d’état civil (naissance, mariage, décès, adoptions, PACS, changement de nom et/ou de prénom, etc) Réaliser un accueil physique et téléphonique Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o02a260407000156-administratif-promotion-interne?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur". Profil recherché Connaissances Accueil et secrétariat : • Connaître les différentes techniques de gestion d’un public Etat-Civil : • Information générale relative à l'état civil (IGREC) • Conventions internationales sur la délivrance des actes • Règles communes à la rédaction des actes d'état civil • Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil • Cadre réglementaire en matière de nom de famille • Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom • Progiciel de gestion de l'état civil • Notions de généalogie • Procédures d’adoption • Procédures relatives aux formalités administratives • Procédures relatives aux mariages (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.) • Droit des étrangers résidant sur le territoire (Attestation d’accueil) • Tenue des registres • Différents types de saisine des Tribunaux (TJ) • Gestion et organisation des cimetières (autorisations afférentes au droit funéraire, attribution de concession, suivi des inhumations…) • Techniques rédactionnelles administratives • Logiciels dédiés • Techniques d'accueil et de régulation • Techniques d'écoute Savoir faire • Réceptionner les déclarations et rédiger les actes d’état civil (déclaration de naissance, décès, etc.) • Apprécier les demandes au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, titre de séjour, etc.) • Contrôler l’authenticité des attestation fournies • Saisine du Procureur à titre de signalement, d’information ou de demande d’instruction • Accueillir et renseigner le public • Instruire les différents dossiers en matière d’état civil et mener à leur terme les différentes procédures • Compléter un livret de famille • Tenue administrative des registres d’état civil : procès-verbal d’ouverture et de clôture d’un registre, édition des tables annuelles et décennales • Délivrer sur demande des extraits et copies intégrales d’actes • Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés • Apposer des mentions et rédiger des courriers Savoir être • Avoir le sens de l’organisation • Avoir le sens de la communication • Avoir le sens relationnel • Être Rigoureux • Savoir s’adapter • Faire preuve de réactivité • Être pédagogue