Assistant ou assistante pédagogique

À propos de nous

Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), l’université de Tours est la première université de la région Centre-Val de Loire.

Elle propose une offre de formation large, pluridisciplinaire, et interdisciplinaire et une recherche d’excellence reconnue. C’est aussi un établissement inscrit dans un environnement régional dynamique, connu pour la qualité de vie qu’il offre à ses habitants. Dans ce cadre, l’université de Tours se présente comme une université citoyenne, aux valeurs humanistes, socialement engagée, éthiquement responsable.

L’université accueille 30 000 étudiantes et étudiants, et emploie aujourd'hui plus de 1200 personnels et plus de 1400 enseignants chercheurs.

Pour accompagner son développement, l'université de Tours recrute chaque année de nouveaux talents.

Ce poste, comme tous les postes de notre université, est ouvert aux candidats et candidates en situation de handicap.

Mission

L'université de Tours recrute au sein de l'IUT de Tours, un Assistant ou une Assistante pédagogique.

Mission Principale

* Contribuer à l’organisation pédagogique du département Carrières sociales en veillant à l’application du règlement des études et de scolarité et des textes en vigueur, au respect des procédures dans APOGEE et des calendriers.

Activités

Accueillir et informer

* Accueillir, informer et orienter les étudiant.es, les enseignant.es, les intervenant.es professionnel.les et les personnes extérieures
* Assurer l’interface entre les étudiant.es, l’équipe pédagogique, les intervenant.es extérieur.es et la direction de l’IUT
* Traiter les communications téléphoniques

Transmettre et faire circuler de manière pertinente l’information interne et externe

* Gérer le courrier interne et externe, les courriels aux listes d’étudiant.es, faire la modération
* Réceptionner et distribuer le courrier et les colis
* Soumettre à l’imprimerie les documents à photocopier et réceptionner les tirages
* Faire des tickets PAL auprès des services concernés en cas de dysfonctionnement constaté (service informatique, service intérieur, service technique)

Participer à l’organisation du parcours pédagogique de l’étudiant.e

* Gérer avec la responsable enseignante, le paramétrage, les dossiers de candidature, la saisie des résultats sur PARCOURSUP et éditer les PV d’admission
* Gérer les plannings pour les journées de sélection PARCOURSUP
* Constituer les dossiers des étudiants
* Réaliser les trombinoscopes, créer les groupes et éditer les listes d’émargements
* Modéliser les maquettes de diplôme et suivre les modifications dans APOGEE (structure des enseignements, modalités de contrôle et de collecte, règles de calcul)
* Saisir les notes sur APOGEE en vue de la préparation des délibérations de jurys
* Éditer les procès-verbaux de délibérations et les relevés de notes
* Enregistrer les motifs d’absences sur un tableau Excel (partagé avec les enseignant.es sur TEAMS)
* Saisir les emplois du temps, gérer les salles sur ADE CAMPUS et faire les modifications
* Gérer, sur PSTAGE, les stages des étudiant.es (envoi des conventions – collecte des fiches d’évaluation pour les distribuer à l’enseignant.e tuteur-trice – organiser les séances d’analyse de pratique de stage)
* Établir les conventions d’intervention pour les vacataires ou pour les projets d’étudiants
* Organiser des voyages pédagogiques (train, logement, bus, repas)
* Réceptionner et suivre le dépôt des écrits universitaires rédigés par les étudiants

Assurer les tâches de secrétariat

* Établir et actualiser la liste des chargés de cours et les conventions d’intervention
* Saisir les heures prévisionnelles et effectuées des chargés de cours et des enseignant.es dans l’application SAGHE
* Mettre à jour le tableau des heures des titulaires en fonction de la maquette et des emplois du temps
* Effectuer les demandes d’achat du département et organiser les déplacements des enseignant.es et des professionnels, en lien avec l’antenne financière de l’IUT et dans le cadre des procédures réglementaires
* Procéder aux remboursements des frais de déplacements des étudiants dans le cadre de leurs projets tutorés
* Saisir les ordres de mission sur SIFAC +
* Mettre à jour le tableau récapitulatif des dépenses du département
* Veiller à la répartition et/ou à l’actualisation de fiches de procédures pour toutes les missions et activités
* Gérer les archives
* Organiser les déplacements pour les professionnels et les enseignants
* Participer à l’organisation de la JPO
* Gérer les flux de fournitures de bureau, de denrées alimentaires et de consommables

Poste placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative et sous la responsabilité fonctionnelle des deux co- cheffes du département.

Pics d'activités lors de la rentrée, des jurys, des départs en stage des étudiants, des sélections des étudiants. Multiplicité et variabilité des tâches -saisonnalité des tâches. Maîtrise de multiples outils de gestion (APOGEE, ADE CAMPUS, PARCOURSUP, SAGHE, SIFAC+)

Profil

Connaissances

* Connaissance de l’environnement professionnel, de la structure de l’IUT et de l’université
* Maitrise de l’expression écrite et orale
* Capacités à exploiter les outils de communication

Compétences opérationnelles

* Situer les activités du département au sein de l’IUT
* Maîtriser les outils de gestion bureautique classique ainsi que les logiciels internes de gestion
* Aptitude à communiquer
* Savoir anticiper, planifier, hiérarchiser les activités et les urgences
* Capacités d’analyse et de synthèse

Compétences comportementales

* Capacités d’adaptation et d’anticipation
* Sens de l’organisation
* Réactivité et autonomie
* Savoir travailler en équipe et rendre compte
* Sens des relations publiques et aptitude au dialogue et à la communication
* Sens de l’écoute et des initiatives
* Capacités à analyser l’évènement et à prendre de la distance
* Devoir de réserve
* Travail en équipe et communication avec des publics variés (étudiant.es, personnels techniques, enseignant.es, vacataires, fournisseurs)
* Interruptions fréquentes et sollicitations diverses
* Relations fréquentes avec la direction de l’IUT et en particulier le service de scolarité et la comptabilité

Informations Complémentaires

Poste ouvert aux : contractuel.les

Catégorie C

Date limite de candidature : 26/06/2025

Date de prise de fonction : 29/09/2025

Durée du contrat : jusqu'au 17/01/2026

Rémunération : grilles indiciaires des personnels ITRF

Contact Pour Tout Renseignement Sur Le Poste

Caroline GONZALEZ : caroline.gonzalez[at]univ-tours.fr

Référence de l'offre : zq879smwmj #J-18808-Ljbffr