Agent-e d'accueil pièces officielles

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi L’agent / agente d’accueil des Pièces Officielles reçoit, sous l’autorité du responsable de service, les administrés et usagers se présentant au service en vue de traiter les demandes afférentes à l’état civil, au cimetière et aux titres d’identité. Il / Elle travaille en polyvalence avec les autres agents d’accueil du service. Missions / conditions d'exercice Assure l’accueil physique et téléphonique et traite les dossiers relatifs à l’état civil
Instruit les déclarations de reconnaissance
Instruit les déclarations de naissance
Instruit les dossiers de mariage
Instruit les déclarations de décès
Assure la tenue administrative des registres d’état civil
Instruit les dossiers relatifs au changement de prénom
Instruit les dossiers relatifs au changement de nom
Instruit les demandes de rectification administratives
Instruit les dossiers relatifs au PACS
Assure le traitement du courrier des particuliers et des notaires
Instruit les dossiers relatifs aux pièces officielles
Instruit les demandes de cartes nationales d’identité française
Instruit les dossiers de demande de passeport
Instruit les demandes d’attestation d’accueil
Donne les premiers renseignements concernant la procédure d’acquisition de la nationalité française
Assure la gestion des concessions du cimetière en lien avec les agents du cimetière
Assure des tâches administratives connexes à l’état-civil
Accueil général de l’Hôtel de Ville Profils recherchés SAVOIR :
Formation initiale en accueil, gestion administrative et/ou comptable, secrétariat (niveau minimum Baccalauréat apprécié)
Ou disposer d’une expérience affirmée dans un emploi de même nature.
Intérêt pour l’état-civil et connaissances de base indispensables notamment de l’Instruction Générale Relative à l’Etat-Civil

SAVOIR FAIRE :
Maîtrise de l’outil professionnel :
- Outil informatique et logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Publisher)
- Outil de messagerie électronique
- Outil des progiciels métiers requis pour l’activité : Etat civil (LOGITUD), CNI (LOGITUD) –Passeports (Station biométrique)
- Standard téléphonique.
Savoir accueillir le public :
-Savoir adapter son discours en fonction de son interlocuteur et s’adapter aux publics de culture différente
- S’exprimer clairement et savoir reformuler les demandes
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Accueillir le public agressif en gérant les situations de stress et en régulant les tensions
Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe et vocabulaire)
Maîtriser les circuits et les procédures administratives.
Capacité rédactionnelle minimale,
Savoir respecter les règles d’hygiène et de sécurité.

SAVOIR ETRE :
Travailler avec rigueur (qualité indispensable pour la fonction indispensable pour la fonction état-civil).
Savoir être autonome et prendre des initiatives tout en rendant compte.
Montrer du goût pour le travail d’équipe.
Avoir le sens du service public (continuité du service et être en capacité de comprendre ou de se mettre à la place de l’administré)
Faire preuve de discrétion
Disposer d’un bon relationnel