RESPONSABILITÉS :
La Ville recrute un·e Chargé·e de protocole pour organiser et coordonner ses manifestations officielles, garantir la qualité de l'accueil institutionnel et accompagner la modernisation des outils du service.
Rattaché·e au Pôle Communication et Culture, vous travaillerez sous la responsabilité du Directeur du pôle.
Le poste est ouvert à des candidat·es possédant une première expérience en organisation d'événements : une formation aux règles protocolaires propres aux collectivités pourra être assurée à la prise de poste.
Vos missions :
Organisation et coordination des événements officiels
• Préparer et coordonner les temps institutionnels de la collectivité : cérémonies patriotiques, vœux du Maire, inaugurations, vernissages, remises de distinctions, visites officielles.
• Élaborer les déroulés, plans de salle et fiches de placement, et piloter la logistique en lien avec les services et prestataires.
Gestion des fichiers protocole
• Assurer la fiabilité et la mise à jour des fichiers d'invités (élus, partenaires, associations, corps constitués).
• Produire les fichiers d'envoi, badges, listes de présence et plans de salle.
Suivi budgétaire
• Suivre le budget protocolaire : bons de commande, devis, factures, engagements et bilans financiers.
• Contribuer à un suivi analytique précis et proposer des pistes d'optimisation.
Respect du RGPD
• Veiller à la conformité des traitements de données personnelles, en lien avec le DPO : registre, mentions légales, durées de conservation, sécurité des informations.
Modernisation des outils
• Participer au déploiement d'un logiciel dédié au protocole et à la dématérialisation des process.
Amélioration continue
• Rédiger les bilans post-événements et proposer des ajustements pour améliorer l'organisation, la communication et l'accueil.
PROFIL RECHERCHÉ :
Votre expérience et expertise · Notions de protocole républicain (ou motivation pour s'y former).
· Fonctionnement d'une collectivité territoriale.
· Principes du RGPD et gestion des données personnelles.
· Maîtrise des outils bureautiques et des bases de données.
Vos compétences opérationnelles · Organisation d'événements et coordination opérationnelle.
· Rédaction claire et structurée de documents administratifs et protocolaires.
· Suivi administratif et budgétaire rigoureux.
· Capacité à anticiper, planifier et gérer les priorités.
Vos atouts et qualités humaines · Sens du service public, disponibilité et fiabilité.
· Discrétion et respect de la confidentialité.
· Diplomatie et aisance relationnelle.
· Présentation soignée.
Conditions d'exercice :
· Poste à temps complet (39h)
Cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux. Ce poste est ouvert à titre dérogatoire aux agents contractuels.
Nous vous proposons également :
• Un régime indemnitaire attractif avec une prime annuelle versée en deux fois.
• Un forfait mobilité durable (100 à 300 €/an) pour vos trajets à vélo, en covoiturage.
• Une cafétéria (repas complet : 2,73€).
• 25 jours de congés annuels et 23 RTT.
• Une offre mutuelle et prévoyance (maintien de salaire) avec prise en charge partielle des frais de souscription par la collectivité.
• Un accès à une offre complète de loisirs, festivités, voyages et autres prestations d'action sociale.
• Un accès gratuit au parking de l'hôtel de ville.
Rejoignez-nous pour contribuer à l'organisation des événements qui font vivre la Ville
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.