RESPONSABILITÉS :
Définition
La secrétaire de direction assiste quotidiennement le DG dans la tenue des affaires courantes.
Elle organise pour le Directeur Général la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées à la Direction Générale, elle en assure la gestion logistique (déplacements professionnels, agenda, organisation et moyens matériels des réunions et visioconférences, etc....).
Activités principales
- Tenue de l'agenda du Directeur et du directeur adjoint (et ponctuellement du Président de CME) et organisation des réunions
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques
- Gestion et répartition du courrier électronique
- Gestion et répartition du courrier
- Accueil et orientation des différents interlocuteurs
- Traitement et mise en forme de courriers, documents, rapports, note de service, compte-rendu de réunion, diaporama.
- Classement et archivage des dossiers
- Suivi d'enquêtes, questionnaires ou autres dossiers confiés par le Directeur Général
- Gestion du tableau des permanences de Direction, gestion des congés de Directeurs
- Préparation et suivi des instances conseil de surveillance et directoire
- Préparation des procès-verbaux et comptes rendus
Relations professionnelles
Responsable hiérarchique : Directeur Général et Directeur adjoint à la stratégie
Fonctionnelles internes : Directeurs fonctionnels, Président de CME, Trinômes de pôle,
Fonctionnelles externes : ARS, Directions d'autres établissements de santé...
Contraintes du poste
-Assurer un trinôme avec l'assistant(e) des Affaires Financières-Affaires Générales et Patientèle, suppléer à leurs absences et assurer la continuité de présence selon planning sur l'amplitude actuelle 8h30-18h
-Contraintes de calendrier selon les réunions organisées
-Planification des congés des assistant(e)s en fonction de l'équipe afin pour permettre la continuité et le bon fonctionnement de la Direction.
Lieu d'exercice des fonctions
Centre Hospitalier de Saint Nazaire
Précisions sur le poste
• Poste vacant à 100% à pourvoir dès que possible
• 37h30/semaine avec 14 jours de RTT
PROFIL RECHERCHÉ :
Exigence du poste
-BTS assistant(e) de direction
Compétences requises (savoir-faire requis)
• Accueillir et orienter des personnes, groupes, publics
• Définir des méthodes de classement et d'archivage
• Optimiser le planning de travail, de rdv, de visites
• Maitriser les outils informatiques (pack office (word, excel, power-point), outlook, internet...).
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
• Maîtriser l'orthographe et de la grammaire
Connaissances associées
-Connaître l'organisation générale et le fonctionnement d'un Centre Hospitalier
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