Vous assurez des missions d'assistanat :
- traiter le courrier : réception, tri, enregistrement et transmission aux personnes concernées,
- mettre en forme des courriers au Président et aux élus et assurer le suivi des parapheurs,
- mettre en forme les invitations aux événements organisés par le service, participer à la gestion et mises à jour des bases de contacts,
- gérer les appels téléphoniques (filtrage, renseignement, aiguillage, prise de message),
- gérer les agendas et organiser les rendez-vous ainsi que les déplacements (ordre de mission),
- organiser des réunions multi-partenariales,
- participer aux réunions du service, de la direction et séminaires internes, assurer la rédaction des comptes-rendus,
- organiser et assurer le classement et l'archivage des documents informatiques et papiers,
- assurer la gestion des fournitures bureaux, papier et informatique,
- assurer une polyvalence et la coordination du travail avec les autres assistantes des services de la DVTRI,
Vous effectuez des tâches administratives pour les 3 services :
- réaliser des bons et lettres de commande,
- suivre les factures et leurs règlements,
- gérer et suivre le processus d'instruction des délibérations,
Vous participez à des évènements :
- se mobiliser lors des manifestations tôt le matin ou en soirée,
- transmettre un premier niveau d'information sur les projets et/ou aiguiller vers les bons interlocuteurs.
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