VIDEOFORMES est une association culturelle dédiée à la diffusion des arts hybrides et numériques. Elle organise chaque année, au mois de mars, un festival de portée internationale à Clermont-Ferrand. Créée en 1984, l'association emploie 4 salarié-es permanent-es.
L'Assistant-e de gestion joue un rôle essentiel dans le suivi administratif de la structure. Sa mission principale consiste
à assurer le secrétariat courant de l'association, le suivi des ressources humaines, ainsi que le suivi comptable et budgétaire.
Il/elle participe également à l'organisation générale de la manifestation VIDEOFORMES - Festival international d'arts hybrides et numériques de Clermont-Ferrand.
Rigoureux-se et organisé-e, il/elle sait collaborer efficacement avec des équipes pluridisciplinaires.
Une affinité avec le domaine artistique constitue un atout.
Prise de fonction : dès que possible
DESCRIPTION DES MISSIONS ET ACTIVITÉS :
1. Gestion administrative du personnel
En lien avec le délégué général de l'association et le cabinet extérieur en charge de la gestion du personnel et de la paie, il/elle :
- Participe à l'élaboration des contrats de travail, des DPAE, du registre unique du personnel et gère les dossiers du personnel ;
- Assure le règlement des salaires et le suivi des déclarations des charges sociales ;
- Participe à l'élaboration des grilles de modulation pour le personnel permanent et assure le suivi des fiches hebdomadaires de temps de travail ;
- Assure le suivi administratif des volontaires en service civique et des stagiaires ;
- En collaboration avec le régisseur général, assure le suivi de l'embauche des intermittent-es du spectacle.
2. Gestion comptable / budgétaire
En lien avec le cabinet comptable extérieur, il/elle :
- Saisit les écritures comptables ;
- Assure le suivi de la facturation et des règlements (fournisseurs, clients) ;
- Suit les mouvements des comptes bancaires et de la caisse ;
- Assure les relations avec l'expert-comptable et le commissaire aux comptes ;
- Suit les états de trésorerie ;
- Participe à la rédaction des bilans financiers de l'ensemble des activités ;
- Participe à l'élaboration du budget prévisionnel et à l'étude budgétaire des nouveaux projets ;
- Effectue les déclarations trimestrielle et annuelle auprès de l'URSSAF Diffusion.
3. Gestion du secrétariat
Il/elle :
- Assure l'accueil physique et téléphonique ;
- Gère le suivi du courrier entrant et sortant ;
- Assure la tenue des fichiers et des mailings ;
- Gère les fournitures de bureau ;
- Assure le suivi des notes de frais (missions et déplacements) ;
- Gère le suivi des assurances ;
- Participe à la mise à jour du document unique d'évaluation des risques professionnels.
4. Accueil culturel
Il/elle :
- Gère la logistique de l'accueil professionnel, artistique et du public ;
- Assure la gestion de la billetterie ;
- Gère la logistique liée à la restauration, au bar et au catering.
5. Participation à la vie de l'association
Il/elle est :
- Impliqué-e dans l'élaboration du projet culturel global de l'association, les réunions, l'organisation pratique, ainsi que le montage de nouveaux projets.
COMPÉTENCES ATTENDUES :
- Maîtrise des outils informatiques : Pack Office ; logiciel professionnel (Cegid) ;
- Grand sens de l'organisation, réactivité, curiosité et autonomie ;
- Compétences relationnelles et capacité à travailler en équipe et avec des partenaires ;
- Bonnes compétences rédactionnelles ;
- Un bon niveau d'anglais, à l'oral comme à l'écrit, est un plus ;
- Intérêt pour le milieu associatif et pour les domaines artistiques et culturels des arts visuels est un plus.
- Une première expérience réussie dans le secteur administratif est un plus
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