Assistant.e de direction ehpad - c.c.a.s de pont-de-claix

Vos missions en quelques mots Au cœur de l’organisation de l’établissement, vous coordonnez avec une vision globale la gestion financière, administrative et humaine tout en incarnant l’image de l’EHPAD à travers un accueil physique et téléphonique d’excellence auprès des usagers et de l’administration. Véritable pilier opérationnel, vous optimisez en permanence les processus internes afin de sécuriser et faciliter la prise de décision stratégique de la Direction. Acteur du changement, vous participez activement à l’amélioration continue et à la modernisation de l’administration de l’établissement, en impulsant des méthodes de gestion innovantes et en favorisant le partage fluide des fonctions supports. Votre mission demande une rigueur administrative, une fluidité des échanges et une performance organisationnelle pour garantir un service public moderne, réactif et parfaitement structuré, capable de répondre aux enjeux de demain tout en plaçant l'usager au centre de vos préoccupations. Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers : • Accueillir et renseigner le public sur place, par téléphone ou par mail et assurer un premier niveau de de réponse • Recevoir, filtrer et orienter les appels et le public vers les professionnels concernés • Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence • Accueillir et gérer la prise de rendez-vous des prestataires • Production et gestions des affichages Gestion administrative et logistique : • Préparer et organiser les réunions : convocations, préparation des dossiers, comptes rendus, … • Gérer les demandes de rendez-vous des cadres • Suivre les instances • Participer à l’élaboration des outils de pilotage de projets de l’établissement (tableaux de bords, indicateurs et bilans d’activité) • Contribuer à l’élaboration de procédures et à leur harmonisation • Gestion des dossiers d’admission et de pré-admission, et mise à jour des dossiers des résidents Coordination comptable : • Assurer la facturation, le lien avec les familles et le suivi des dossiers (décès, succession, recouvrement,…) • Assurer l’exécution budgétaire en lien avec les cadres • Apporter un soutien administratif et comptable aux services de la direction, notamment en cas d’absence • Assurer le suivi des investissements de la direction (mobilier, matériel, fourniture) et demandes de travaux • Gérer les impayés et le dépôt des chèques de caution auprès de la Trésorerie • Travailler en lien avec la CPAM, les notaires, la CAF et le département pour l’actualisation des dossiers des résidents • Participer à l’élaboration technique de l’EPRD et de l’ERRD Profil recherché Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac2 et justifiez d'une expérience confirmée dans des fonctions similaires, idéalement au sein d'une collectivité territoriale ou d'un établissement médico-social. Vous possédez une expertise solide du fonctionnement des collectivités et maîtrisez les règles des finances publiques, vous permettant d'assurer avec rigueur l'exécution budgétaire et le suivi comptable. Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à instaurer une relation de confiance et de proximité avec des interlocuteurs variés (familles, résidents, élus, notaires ou organismes de tutelle comme la CPAM et la CAF). Vous avez une réelle aisance verbale et rédactionnelle : vous savez aussi bien rédiger des comptes rendus complexes que gérer des situations relationnelles difficiles avec diplomatie et amabilité. Vous êtes un(e) véritable expert(e) des outils numériques et logiciels métiers (Civil Finances, NetSoins, NetFactu) et vous savez concevoir des outils de pilotage (tableaux de bord) pour faciliter la prise de décision. Vous savez organiser votre activité de manière autonome et réactive, même en période de pics d'activité, tout en garantissant une discrétion et une confidentialité absolues. Vous appréciez la polyvalence et le travail en équipe de direction, où votre sens de l'initiative et votre capacité à moderniser les processus administratifs font de vous un collaborateur pivot.