Contexte du recrutement et définition de poste
Au sein de la Direction de la Santé et de la Qualité de vie au Travail, le groupe Santé au Travail veille à l’état de santé des agents en assurant leur surveillance médicale, dans le respect du secret médical, afin de prévenir toute altération de la santé liée au travail.
Vous serez en charge de l’accueil physique et téléphonique, de l’organisation logistique des visites médicales des agents de la Ville de Nice et de la Métropole Nice Côte d’Azur, ainsi que des tâches administratives liées à l’activité du service.
Vos missions principales seront :
* L'accueil et l'organisation des visites médicales :
- vous accueillerez et délivrerez des renseignements aux agents convoqués à une visite médicale,
- vous organiserez les visites médicales,
- vous évaluerez, dans le respect des périodicités, les visites des agents,
- vous tiendrez à jour un échéancier de rendez-vous,
- vous convoquerez les agents par téléphone et par écrit, et suivrez les non-présentations le cas échéant,
- vous suivrez le courrier relatif aux visites médicales,
- vous prendrez les rendez-vous pour l’orientation médicale et transférerez les documents (expertises, PV du comité médical départemental, etc.).
* La constitution et le suivi des dossiers :
- vous préparerez les dossiers des agents convoqués et les transmettrez au médecin,
- vous collecterez les pièces constitutives des dossiers et suivrez les changements de situation sur le logiciel de gestion du personnel,
- vous archiverez, classerez et numéroterez les dossiers physiques et effectuerez les transferts de dossiers en cas de mutation ou de départ.
* L'accueil direct et téléphonique :
- vous assurerez l’accueil, le filtrage et la transmission des communications aux médecins et infirmiers,
- vous participerez à l’élaboration et à la mise en page des rapports d’activités annuels,
- vous saisirez les états d’absence des agents (maladie ordinaire, accident de travail, etc.),
- vous participerez aux réunions de service.
Vos missions occasionnelles seront :
- vous organiserez logiquement et accueillerez les visiteurs lors des campagnes de prévention,
- vous remplacerez les homologues en cas d’absence.
Conditions de travail :
- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)
- NBI : OUI
- Groupe RIFSEEP : 6
- Accès Tramway T1 : Arrêt "Jean-Médecin"
- Possibilité de stationnement gratuit : NON
- Temps partiel possible : NON
- Accessibilité PMR : OUI
- Travail en open-space : OUI
- Télétravail : NON
NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.
- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.
- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profil recherché
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC en gestion administrative et/ou secrétariat.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.
Compétences :
- vous maîtrisez les techniques de secrétariat bureautique, l’orthographe, la syntaxe et la grammaire,
- vous maîtrisez la gestion administrative des dossiers du personnel,
- vous savez organiser et planifier les visites médicales des agents,
- vous assurez la constitution, le classement et l’archivage des dossiers physiques et numériques,
- vous maîtrisez l’outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.
Qualités recherchées :
- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,
- vous êtes aimable et courtois,
- vous avez un esprit d’initiative,
- vous savez respecter la confidentialité des informations traitées ou connues,
- vous possédez un très bon sens relationnel.
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