Missions principales
Véritable pilier de l'organisation, le/la secrétaire-assistant(e) contribue activement à la bonne marche administrative et à la coordination des activités du centre de formation.
Il/elle assure le lien entre les formateurs, les clients et la direction, tout en garantissant la fluidité des échanges et le suivi rigoureux des dossiers.
Responsabilités
* Accueillir et orienter les visiteurs, stagiaires et partenaires (sur site, par téléphone ou par mail).
* Répondre aux demandes clients et prospects (téléphone, courriel, salons professionnels).
* Établir, enregistrer et suivre les devis, conventions, bons de commande et factures.
* Assurer la gestion des appels entrants, courriels et courriers.
* Réaliser différents travaux de bureautique et de mise en forme de documents (Word, Excel, PowerPoint, CRM, etc.).
* Recevoir, traiter et diffuser les informations internes et externes.
* Assurer la planification des réunions, formations et rendez-vous de l'équipe.
* Trier, classer, archiver et mettre à jour les dossiers administratifs.
* Contribuer au suivi qualité et à la conformité réglementaire (Qualiopi, OPCO, INRS, etc.).
* Participer à l'organisation logistique et administrative des sessions de formation.
* Gérer la communication entre les différents interlocuteurs internes et externes (clients, formateurs, OPCO, partenaires institutionnels, etc.).
Compétences et qualités requises
* Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, CRM, logiciels de gestion).
* Sens aigu de l'organisation et de la rigueur.
* Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles.
* Discrétion, fiabilité et sens du service.
* Capacité à gérer les priorités et à travailler en autonomie.
Atouts pour une évolution rapide
* Expérience dans le domaine de la formation continue professionnelle.
* Connaissances en santé et sécurité au travail (SST, PRAP, Incendie, SSIAP, etc.).
* Aisance commerciale et goût du contact client.
* Maîtrise des marchés publics et capacité à rédiger des mémoires techniques.
* Compétence en organisation, montage et gestion administrative de dossiers de formation.
Type d'emploi : Temps plein, CDD, CDI
Rémunération: 2 000,00€à2 200,00€par mois
Formation:
* Baccalauréat / Niveau bac (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
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