Deux missions principales ponctuent vos journées. D'abord, le suivi des projets et des activités de la direction consistant à : - intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat, - renseigner des tableaux de suivi des activités, - suivi des délibérations : saisie sous AGORA, respect des échéances, relance des services concernés et transmission des actes aux émetteurs une fois les rapports adoptés, suivre les parapheurs et transmettre les documents, - gérer les arrivées et les départs au musée. Ensuite, vous assurez les missions d'antenne de gestion RH qui consistent à être en lien avec le Service RH de la délégation pour gérer les absences, formations, heures supplémentaires, grèves (saisie sur les logiciels ASTRE et TEMPRO) et, assurer le suivi de documents administratifs (arrêté avancement d'échelon) des agents du musée. En parallèle à vos 2 missions principales, vous conduisez rigoureusement : - l'organisation complexe des agendas de la directrice et du secrétaire général tout en tenant compte des priorités ainsi que l'organisation de leurs déplacements, - l'organisation logistique et administrative des réunions de la direction, - l'accueil téléphonique et physique du secrétariat, - la réalisation et la mise en forme des documents administratifs. Enfin, en l'absence de l'assistante administrative, vous assurez la continuité de ses missions comme la gestion de la boîte mail générique du musée et les calendriers électroniques de réservation de salles. Vous assurez les différents traitements administratifs des dossiers stagiaires et apprentis, ainsi que l'assistance pour la promotion et la commercialisation des espaces. En votre absence, elle prendra également votre relai.
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