Assistant(e) de direction - global markets division (h/f)

Description du poste

Type de métier

Types de métiers Crédit Agricole S.A. - Financement et Investissement

Intitulé du poste

Assistant(e) de Direction - Global Markets Division (H/F)

Type de contrat

CDI

Poste avec management

Non

Cadre / Non Cadre

Cadre

Missions

Au sein des équipes COO GMD Europe, vous occupez les fonctions de :

1. Assistant(e) personnelle du responsable mondial Debt Capital Markets, Primary Credit et SET Paris
2. Assistant(e) des équipes Debt Capital Markets + SET
3. Backup du secrétariat du responsable mondial de GMD Capital Market Financing et le cas échéant back up des autres assistant(e)s de GMD Paris.

À ce titre, vos missions seront les suivantes :

1. Gestion des managers de Debt Capital Markets + SET :

4. Organisation de réunions, Visio / conférence calls, rendez-vous internes et externes, réservation des salles à manger de réception.
5. Gestion d’agendas complexes et mouvants
6. Organisation d’évènements professionnels, séminaires, Townhall, formations COMEX
7. Rédaction compte-rendu / courriers divers
8. Saisie et mise à jour DATA (Organigrammes, annuaires, listings, liste de distribution)
9. Organisation des déplacements professionnels (en France et à l’étranger, réservation de billets avion & train, hôtels, préparation de mémos de voyage, coordination avec les assistantes CACIB dans les pays de destination).
10. Filtrage des appels téléphoniques.
11. Gestion du courrier.
12. Préparation de dossiers, impression et mise en forme de documents.
13. Mise à jour et exploitation des bases de données internes.
14. Gestion des notes de frais, gestion des voyages.
15. Coordination avec les autres assistantes pour assurer la continuité en cas d’absence (maladie ou congés).

2. Gestion des équipes DCM + SET :

16. Gestion des notes de frais (contrôle de 1er niveau et saisie) et constitution des bons à payer sur les factures.
17. Gestion des fournitures, organisation et mise en œuvre du classement, de l’archivage des dossiers.
18. Gestion du courrier et suivi des plis avec coursiers.
19. Gestion et suivi des abonnements presse.
20. Saisie des demandes de support IT (demande PeopleOnboarding ou FTE) pour allocation d’un téléphone, du mouvement d’un collaborateur. Onborading / offboarding
21. Space Planning
22. Le cas échéant gestion des nouveaux arrivants : s’assurer que le nouvel arrivant aura ses différents accès et outils opérationnels le jour de son arrivée, lui fournir le support nécessaire auprès des équipes IT et exploitation pour qu’il obtienne les bons accès et les bons contacts.
23. Gestion des MMB, Primary Credit Comex.

3. Mise à jour des outils de communication de DCM + SET :

24. Suivi des mouvements d’effectifs avec le pôle COO DCM & SET.
25. Gestion et mise à jour de l’organigramme général et des équipes des N-1 DCM + SET
26. Gestion et mise à jour des listes de distribution DCM &SET.
27. Support à l’on-boarding, l’off-boarding des collaborateurs.
28. Organisation des évènements métier (COMEX, MOCCA)
29. Support aux bonnes conditions de travail (outils, locaux, travaux…)

4. Gérer les cycles de facturation DCM :Facturation : saisie et traitement des factures sur les différents outils : T360, SLFI, Share + mise à jour du fichier en support à la business manager.

5. Coordination/ contribution à des activités transverses en support au Business Manager.

Compléments

Vous intégrerez Global Markets Division (GMD), Direction mondiale en charge des marchés de capitaux de CACIB. Ces équipes participent à l'origination, la structuration, la titrisation, la syndication, la recherche, le négoce et la vente d’une large gamme de produits et de solutions financières sur les marchés primaires et secondaires à nos clients, entreprises et institutions financières. Elles sont présentes en Europe, en Asie, au Moyen-Orient et aux États-Unis.

Localisation du poste

Zone géographique

Europe, France, Ile-de-France, 92 - Hauts-De-Seine

Ville

Montrouge

Critères candidat

Niveau d'études minimum

Bac + 3 / L3

Formation / Spécialisation

Formation Bac+2/+3 en (Secrétariat – assistanat de Direction)

Niveau d'expérience minimum

6 - 10 ans

Expérience

Expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans une fonction similaire.

Compétences recherchées

30. Aisance au téléphone et qualités relationnelles

31. Discrétion et respect de la confidentialité

32. Qualités d’organisation, rigueur, sens des priorités

33. Capacité d’anticipation, disponibilité, esprit d’équipe

34. Bonne gestion du stress

35. Travail d’Equipe

36. Agilité et rapidité d’exécution

Outils informatiques

Outlook, CYTRIC, Notilus, Lyreco (pour les commandes de fournitures), Metis, OPI, Booking Desk.Grant, Tymetrix, SLFI, SHARE, PRENAX.

Langues

Anglais (maîtrise orale et écrite)