Dans le cadre du remplacement d'une salariée en congé maternité, l’Assistant-e programmes met en œuvre certaines activités pédagogiques, opérationnelles et administratives des programmes de formation, dispensés par l’Ecole, en coopération avec les services programmes PGE/MSc et Bachelor, les Chargés de missions et la Directrice des Programmes.
L’Assistant-e programmes apporte son soutien administratif aux enseignants chercheurs chargés de coordonner les modules de formation : élaboration des bulletins de notes, préparation des conseils de classe, vérification des données renseignées dans le système informatique…
La mission comprend les activités suivantes :
* Participer à la planification des modules de formation et des groupes d’étudiants
* Affecter les étudiants aux modules et aux groupes (langues, blocs, spécialisations) dans le respect des programmes et options choisies
* Vérifier et établir les feuilles d’émargement et les absences
* Organiser la tenue des examens finaux et des rattrapages : réservation des salles, convocation des étudiants, organisation de la surveillance et encadrement des surveillants
* Comptabiliser et transmettre les copies des étudiants et leur distribution aux Enseignants-chercheurs après les examens
* Préparer les pré-conseils et conseils de classe semestriels et les jury de diplomation ; rédiger les comptes-rendus des conseils de classe
* Imprimer les bulletins de notes des étudiants et les transmettre à la direction des études qui les intègre dans le process de diplomation
* Renseigner les étudiants et les Enseignants-chercheurs pour toutes demandes opérationnelles et administratives : emploi du temps, absences, groupes, salles d’examens, notes…
* Soutenir et prendre en charge certaines tâches de l’équipe lors d’une surcharge d’activité dans un ou plusieurs programmes concernés.
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