Assistant administratif

L’agent administratif du siège social participe à la gestion administrative de qualité des dossiers de la Direction Générale et des fonctions supports. Il assure l’accueil et contribue à l'image de marque de l’Association, en interne comme à l'externe. Il participe à la circulation de l'information ainsi qu’à la fluidité des processus de travail du siège social

Assure l’accueil physique et téléphonique du siège social:

* accueille, oriente et renseigne les visiteurs internes et externes.
* assure l’accueil téléphonique: il identifie, filtre et oriente les interlocuteurs. Il assure un premier niveau de renseignement (salariés, fournisseurs, etc…)

Assure la gestion du courrier:

* réceptionne, enregistre et distribue le courrier entrant.
* rédige, enregistre, classe et affranchit le courrier sortant.

Participe à la gestion du siège social :

* Gère l’espace accueil/café, et assure le réapprovisionnement des consommables
* Assure le suivi, l’approvisionnement et le rangement des fournitures administratives et divers,
* Assure l’archivage du siège,
* Elabore et met en page des courriers, documents, présentations, etc….
* Gère les réservations des salles de réunion du siège social
* Assure l’interface avec les fournisseurs du siège: ménage, entretien machine à café et eau, prestataire du tri, etc
* Gère le parc automobile du siège social (suivi des contrôles techniques, entretiens, suivi des sinistres …)
* Participe à la mise à jour de l’affichage dynamique

Participe à la gestion de dossiers transversaux et appui aux fonctions supports :

* Participe à l’organisation de réunions et formations collectives réalisées au siège (convocation, réservation de repas, accueil des participants…)
* Participe à la gestion de la vie associative (assemblée générale, conseil d’administration, bureau)
* Assure le suivi des contrats d’assurance de l’association, notamment la mise à jour annuel pour chaque établissement, et se charge d’assurer les nouveaux véhicules,
* Assure la gestion des contraventions et dénonciations pour l’ensemble du parc automobile de l’association (200 véhicules),
* Assure la gestion des cartes affaire
* Assure la gestion des cartes professionnelles et des cartes de visite
* Participe à l’élaboration du rapport annuel d’activité,
* Gère une partie d’administration du personnel de l’équipe du siège (dossier admin, visite médicale…),
* Participe à l’organisation d’évènements associatifs,
* Saisie, met en forme et diffuse des documents divers pour l’ensemble des fonctions supports du siège
* Vient en appui aux fonctions supports du siège à la demande

Les missions confiées sont amenées à évoluer en fonction du développement de l’association et du profil de la personne.

Poste accessible avec une formation de niveau 4 dans les métiers de gestion administrative. Rémunération et statut : non-cadre CCN51.

Compétences:

* Être organisée,
* Maîtriser la syntaxe, l’orthographe et l’écrit de synthèse.
* Maîtriser l’utilisation de l’outil informatique et de la suite office 365
* Disposer d’un esprit d’analyse et de synthèse.
* Faire preuve d’initiative

Capacités:

* Analyse des informations.
* Rigueur.
* Adaptabilité.
* Organisation
* Discrétion

CAPSO est une association « loi 1901 », d’intérêt général et d’utilité sociale et à ce titre, elle rassemble des personnes physiques, volontaires, bénévoles, militantes autour d’une cause, la protection de
l’Enfant.

Elle a pour objet de concourir par tous moyens :

* à la protection de l’enfance et de la jeunesse en difficultés.
* à l’accompagnement social des personnes jeunes et adultes ainsi que des familles en difficultés.


CAPSO s’adresse prioritairement aux jeunes, futurs adultes qui constitueront la « cité de demain », avec la volonté de faire en sorte que ces enfants et ces jeunes trouvent toute leur place dans cette cité, ce qui nécessite :

* une exigence pour les adultes qui les accueillent, de s’inscrire dans une logique de transmission, de soin et d’éducation.
* une volonté affichée d’intégration.
* une conviction et une confiance en leurs capacités.



CAPSO s’affirme comme :

* une association citoyenne, consciente de sa responsabilité sociétale, qui souhaite, avec d’autres et dans le respect des principes de subsidiarité et de coopération œuvrer à l’observation de l’évolution des besoins comme des terrains de pratiques
* un témoin de la situation des enfants et jeunes adultes en difficultés auprès de la société civile
* un participant à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des politiques publiques en leur faveur.
* une association entrepreneuriale, acteur économique à part entière, qui participe pleinement de l’Économie Sociale et Solidaire, soucieuse de la qualité de son dialogue social, responsable de sa bonne gestion des ressources humaines et des fonds qui lui sont confiés.