Assistant évènementiel (h/f)

À propos de nous

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.


Mission

La personne recrutée aura pour mission d'accompagner les deux cheffes de projets événementiels dans l’organisation administrative et logistique des événements dont elles ont la responsabilité pour faire face à une charge de travail élevée liée au nombre d’événements en 2026.

* Aide à la préparation logistique des événements : réservation des salles, demande de devis et suivi des demandes aux prestataires, gestion des commandes, réservation des hébergements et des transports pour les conférenciers.

* Assurer le suivi administratif et budgétaire de l’événement: contrôle des devis, demandes d’achat, bons de commande et factures ;

* Préparation du matériel nécessaire à la tenue de l’événement : signalétique, badges ;

* Participer à l’accueil des intervenants, des participants et des prestataires le jour J ;

* Recherche de nouveaux lieux et de nouveaux prestataires : assurer une veille dans le domaine .

* Toute autre tâche liée au bon déroulement des événements.

Une formation est prévue sur les différents logiciels propres à la cellule congrès (logiciel de gestion des congrès) et à l’UCBL (Notilus)

Conditions particulières d'exercice :

Déplacements ponctuels sur les événements ;

Disponibilités élargies lors des périodes de préparation et de déroulement des événements.


Profil

Connaissances :

* Organisation et fonctionnement d’une administration de l’État (notions) ;

* Utiliser les outils bureautiques et logiciels de gestion courante ;

* Règles de gestion administrative et comptable de base ;

* Maîtrise de l’anglais à l'écrit et à l'oral.

Compétences opérationnelles :

* Organiser et hiérarchiser les tâches dans des délais contraints ;

* Réactivité ;

* Bonne capacité à partager les informations de suivi.

Qualités personnelles :

* Sens de l’organisation et de la rigueur ;

* Réactivité et adaptabilité ;

* Qualités relationnelles et sens du service ;

* Discrétion professionnelle.

Relations fonctionnelles :

* En interne : relations régulières avec les services supports : Pôle Gestion Financière, Pôle Voyages Affaires, entre autres.

* En externe : contacts avec les prestataires (traiteurs, salles, hôtels, etc.)



Poste à pouvoir dès le 02/02/2026

Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie B

Rémunération mensuelle brute: 2173.73€

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

* 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,

* la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...

* l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua

* l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,

* possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)

* restauration sur le campus avec une participation financière de l’université