Assistant-e de service

Vos missions en quelques mots Mission confiée L’assistant-e de service apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Il/elle contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines. Il/elle facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs. Principales activités : Organiser lesdéplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,). Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données. Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées. Organisation et gestion administrative au sein de d'autres services : Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, … Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures). Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation. Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique,). Coopérer sur des activités spécifiques avec un(e) assistant(e) de direction et/ou un(e) autre assistant(e) des services. Profil recherché Compétences : Savoir-faire - Appliquer les procédures administratives - Planifier organiser et assurer le suivi des dossiers et des projets - Mettre en œuvre les techniques de reporting - Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord - Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie) - Prendre des notes et rédiger des comptes rendus Savoir-être - Être disponible et à l’écoute - Être ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement, …) - Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités) - Travailler en équipe - Être rigoureux(se) - Respecter la confidentialité - Faire preuve de créativité et être force de proposition Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP Langues Anglais Intermédiaire ou de survie Localisation Localisation : 1 Rue Honoré d Estienne d Orves 91120 Palaiseau Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire