Publiée le 31 mai
Mission du poste
La commune de Moulins-lès-Metz recrute un(e) secrétaire pour la Direction de l'Urbanisme et des Services Techniques.
Missions principales:
Assistance administrative de la direction:
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du service
- Gérer le courrier et les circuits de documents (papier et dématérialisé)
- Organiser les réunions et gérer les agendas
- Rédiger courriers, notes, convocations et comptes rendus
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers
- Mettre à jour les outils de suivi et bases de données
Gestion administrative de l'urbanisme:
- Enregistrer et suivre les demandes d'autorisations d'urbanisme (DP, PC, CU, DIA)
- Vérifier la complétude des dossiers
- Préparer les courriers liés aux procédures d'instruction
- Informer et orienter les usagers sur les démarches simples
- Assurer la transmission des actes au contrôle de légalité
- Connaissance de la plateforme Card@DS appréciée
Suivi administratif des activités techniques:
- Enregistrer et suivre les demandes des administrés
- Assurer l'interface administrative entre services techniques, élus et partenaires
- Participer au suivi administratif des dossiers de travaux et d'équipements communaux
- Suivre certaines procédures réglementaires (DT/DICT, autorisations techniques)
Suivi budgétaire:
- Éditer et suivre les bons de commande
- Assurer le suivi administratif des factures et engagements
- Participer au suivi des marchés publics
- Mettre à jour les tableaux de bord budgétaires
Temps de travail hebdomadaire: 36 heures
Mairie de Moulins-lès-Metz
Permanence urbanisme à la mairie annexe le vendredi matin
Formation administrative bac à bac +2
Connaissance de l'environnement territorial appréciée
Permis B souhaité
Connaissances:
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Notions en urbanisme appréciées
- Bases en comptabilité publique et commande publique
- Maîtrise des outils bureautiques
Compétences et qualités:
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Organisation et gestion des priorités
- Sens du service public et de l'accueil
- Rigueur, discrétion et fiabilité
- Autonomie et esprit d'équipe
- Polyvalence et capacité d'adaptation
Profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
