Le poste
Missions du service :
La Direction des Affaires Médicales (DAM) est composée de 23 agents représentant 20 ETP.
L’équipe comprend un Directeur, un Adjoint au Directeur des Affaires Médicales, 1 Contrôleur de gestion sociale, 3 Attachés d’Administration Hospitalière, 11 Adjoints des Cadres Hospitaliers et 6 Adjoints Administratifs (1 Secrétaire – et 5 Agents de gestion administrative).
La DAM a pour mission de gérer l’ensemble des effectifs médicaux du CHU GRENOBLE ALPES dans le respect des textes réglementaires qui les régissent avec le budget qui lui est alloué.
Par effectifs médicaux, il faut entendre la gestion et le déroulement de carrière des praticiens hospitaliers et praticiens hospitalo-universitaires pour le versant hospitalier (PU-PH, MCU-PH, CCU-AH, AHU et PHU), des praticiens contractuels, des praticiens attachés, des assistants généralistes et spécialistes, des cliniciens, des praticiens libéraux, des internes et faisant-fonction d’internes, ainsi que des étudiants hospitaliers.
La DAM accompagne les praticiens dans leur parcours hospitalier de l’externat jusqu’à leur départ en retraite. Elle gère notamment la paie des personnels médicaux, les congés et absences, les mises à disposition, les temps partagés avec d’autres établissements…
La DAM accompagne les projets du CHU sur le versant ressources médicales : mise en œuvre des axes du Projet d’Etablissement, accompagnement des projets de réorganisation d’activités sur le plan des organisations médicales.
La DAM est l’interlocuteur privilégié de la Présidence de la Commission Médicale d'Etablissement (CME) et des Doyens (de l’UFR de Médecine et de l’UFR de Pharmacie).
Les activités spécifiques au poste :
1. Recrutement et renouvellement des Assistants spécialistes
- Accueil physique et téléphonique des praticiens, traitement du courriel
- Instruction des dossiers de recrutement (transmission des fiches de recrutement à compléter aux chefs de service et de la liste des pièces à fournir aux praticiens)
- Préparation des contrats et/ou avenants des praticiens en lien avec les services (demande d’informations sur les modalités du recrutement ou renouvellement – dates de contrat, quotité travail, affectation, …), envoi aux praticiens et suivi des retours de signature
- Gestion de la campagne de recrutement et de renouvellement des Assistants spécialistes en lien avec la Faculté de Médecine, participation à la préparation de la Commission Mixte Hospitalo-Universitaire (CMHU)
- Tenue des dossiers administratifs des praticiens - création et mise à jour régulière du dossier informatique, constitution du dossier papier, impression et classement des documents, archivage des dossiers des praticiens sortis
- Saisie et mise à jour des dossiers dans CPage
- Contrôle de paie (traitement de base et éléments variables de rémunération)
- Anticipation des renouvellements de contrats et des fins de contrats 3 mois à l’avance
- Vérification de l’existence des supports budgétaires pour les demandes de recrutement et de renouvellement
- Rédaction des courriers et des attestations
- Mise à jour des tableaux de suivi et du tableau des mouvements (TDM)
- Transmission des pièces justificatives à la Trésorerie du CHUGA (contrats, RIB)
- Participation à la préparation de la CME (inscription des points à l’ordre du jour, rédaction des avis, préparation du diaporama de présentation, enregistrement des avis signés)
2. Gestion des Praticiens intervenants dans le cadre de la loi HPST et des Régulateurs du SAMU
- Etablissement de nouveaux contrats et traitement des renouvellements des contrats existants en lien avec les services concernés
- Constitution des dossiers administratifs et mise à jour des accès informatiques des praticiens et des tableaux de suivi
- Transmission régulière des informations au service de contrôle de gestion
des Praticiens contractuels type intérim
- Etablissement des propositions de rémunération,
- Rédaction des contrats et des avenants modificatifs
- Saisie et contrôle de la paie des praticiens
- Constitution et tenue des dossiers administratifs
- Transmission des pièces justificatives au Trésor Public
4. Gestion des Praticiens intérimaires en collaboration avec l’agence d’intérim
- Transmission de demandes d’établissement de contrats mensuels pour les praticiens intérimaires à l’agence d’intérim (communication des plannings des praticiens concernés – dates d’intervention prévues, service d’affectation, volume d’heures)
- Contrôle et validation des contrats
- Signalement à l’agence d’intérim des modifications de contrats à effectuer avant la clôture de la paie
- Contrôle et validation de la rémunération des praticiens intérimaires
- Mise en paiement des factures émises par l’agence d’intérim
Les relations professionnelles spécifiques au poste :
- Le Chargé de recrutement réalise ses missions sous l’autorité hiérarchique du responsable du secteur statut
- Sur le plan fonctionnel, il travaille en lien avec :
o Les membres de l’équipe de la DAM
o Le personnel médical et administratif du CHU GRENOBLES ALPES
o Les Unités de Formation et de Recherche de Médecine et de Pharmacie
o Le Centre des Finances Publiques (Trésorerie)
o L’agence d’intérim
o L’Agence Régionale de Santé
o Binôme avec l’Adjoint administratif en charge de la gestion des Praticiens étrangers et des Praticiens Attachés ainsi qu’avec l’Adjoint des cadres chargé de la gestion des Praticiens contractuels
o La Préfecture
Profil recherché
Les compétences et connaissances spécifiques :
- Niveau Bac + 2 requis ;
- Maîtrise de la communication verbale et écrite ;
- Maîtrise des outils de bureautique (notamment Outlook, Word et Excel) et des requêtes BO Xi
- Maîtrise de solutions informatiques spécifiques (CPage RH, Chronotime, Business Object…)
- Connaissance de la gestion RH et de la règlementation dans le domaine statutaire
Qualités requises :
- Organisation et rigueur
- Réactivité, adaptabilité et efficacité dans l’accomplissement des missions
- Esprit d’équipe et d’entraide
- Tact, sens de l’écoute et diplomatie
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