Secrétaire de direction h/f

POSTE : Secrétaire de Direction H/F
DESCRIPTION : L'Assistante de Direction assiste le directeur de pôle et le directeur des établissements et services éducatifs et sociaux du pôle Lutte Contre Les Exclusions des hauts de seine et Paris tant dans l'organisation matérielle, que dans la gestion technique de l'activité et dans la gestion des ressources humaines. Il peut être amené à réaliser des missions de secrétariat classique. Il travaille en collaboration avec le correspondant RH de proximité.

MISSIONS ET ACTIVITÉS

- Mise en place de process et procédures RH pour le pôle
- Participe et met en place le développement RH sur le pôle
- En lien avec le correspondant RH de proximité :
- il organise les formations collectives et garantit la mise en oeuvre et le suivi de la formation Il assiste le président du CSE (participation aux plénières, élaboration et envoi des documents obligatoires) et est garant de la bonne application des dispositions légales et conventionnelles au sein de l'établissement
- Il est garant de la bonne tenue des registres et affichages obligatoires notamment dans le cadre de la prévention des risques psychosociaux
- Il assiste aux CODIR du pôle
- Il est garant du respect et de la mise en application des textes en vigueur au sein de la Croix Rouge Française et de la filière FLEX au sein du Pôle
- Sélectionne les CV des candidats et participe au processus de recrutement
- En lien avec les directeurs, il rédige les courriers et assure la diffusion de la bonne information au sein du Pôle
- Il crée les trames de courriers et des outils de gestion administrative. Il est garant du classement des dossiers administratifs et de l'archivage
- Il fait partie d'un réseau de correspondants RH sur la filière FLEX et notamment sur l'IDF aminé par la responsable territoriale des ressources humaines de la filière FLEX IDF, une chargée emploi et formation de la FLEX et le responsable des ressources humaines de la FLEX (animation de réunions CRH, ateliers de montées en compétence, comité RH FLEX, séminaire pour les CRH de la FLEX etc)
PROFIL : Compétences de base :

- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note)
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Préparer et organiser des réunions
- Saisir des documents numériques
- Gestion administrative
- Normes rédactionnelles
- Méthode de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Techniques de prise de notes
- Techniques de numérisation

Compétences Métier :

- Connaissance du droit du travail et des instances représentatives du personnel
- A une pratique du développement RH et du recrutement
- Maîtrise des outils bureautiques (tableur, traitement de texte)
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Outils statistiques et de reporting
- Avoir le sens de l'organisation et de la planification
- Eléments de base concernant la réglementation de l'établissement, la sécurité, l'environnement, la gestion du personnel (droit du travail), partenariat et réseaux

Compétences Spécifiques :

- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d'activité
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Archiver des documents de référence
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Organiser des actions de communication
- Veille informationnelle
- Veille réglementaire
- Organisation d'évènements
- Législation sociale

Compétences Comportementales:

- Sens relationnel, écoute, disponibilité
- Discrétion, confidentialité
- Esprit d'équipe et travail en équipe
- Autonomie, organisation et rigueur
- Disponibilité, adaptabilité
- Respect de l'organisation hiérarchique

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