Qui sommes-nous ?
Pierre Fabre est le 2ème laboratoire dermo-cosmétique mondial, le 2ème groupe pharmaceutique privé français et le leader des produits vendus hors prescription dans les pharmacies en France. Son portefeuille compte plusieurs franchises médicales et marques internationales dont Pierre Fabre Oncologie, Pierre Fabre Dermatologie, Eau Thermale Avène, Klorane, Ducray, René Furterer, A-Derma, Naturactive et Pierre Fabre Oral Care.
Implanté depuis toujours en région Occitanie, fabricant plus de 95% de ses produits en France, le groupe emploie près de 10 000 collaborateurs dans le monde et distribue ses produits dans quelque 130 pays. Pierre Fabre est détenu à 86% par la Fondation Pierre Fabre, une fondation reconnue d'utilité publique, et secondairement par ses collaborateurs à travers un plan d'actionnariat salarié.
En 2021, Ecocert Environnement a évalué la démarche de responsabilité sociétale et environnementale du Groupe selon la norme ISO 26000 du développement durable et lui a attribué le niveau « Excellence ».
Pierre Fabre est reconnu comme l'un des « Meilleurs Employeurs du Monde 2021 » par Forbes. Notre groupe est classé dans le Top 6 de l'industrie cosmétique et dans le Top 7 de l'industrie pharmaceutique dans le monde. Nous sommes convaincus que notre engagement et notre passion font préserver notre indépendance et vivre notre raison d'être.
Votre mission
Nous recrutons en CDI à Toulouse (31, site de Langlade), un(e) Assistant(e) de Direction / Executive Assistant, afin de soutenir le Directeur R&D Medical Care pour toutes les tâches administratives et de secrétariat, coordonner les interactions et les réunions avec le conseil scientifique de PF, assister l'équipe de direction de la R&D, coordonner et contribuer à la communication interne et externe de l'équipe de direction de la R&D.
MISSIONS PRINCIPALES
- Soutenir le responsable R&D Medical Care en tant qu'assistant personnel- Organiser et coordonner de manière proactive le calendrier, les réunions, les activités et les déplacements, en veillant à une utilisation optimale du temps, en évitant les conflits d'agenda et en gérant les changements en douceur.
- Aider à la préparation des ordres du jour des réunions, de la documentation, des présentations en anglais/français avec une supervision limitée et une confidentialité absolue.
- Traiter les frais de voyage
- Planifier et préparer la logistique pour diverses réunions, visites et conférences internes/externes (ordres du jour, présentations, circulation des documents, lieux, logistique informatique, restauration et activités), création de bons de commande et paiement des factures.
- Établir et maintenir des contacts réguliers et productifs avec les assistants des membres du comité exécutif et d'autres unités opérationnelles et partenaires commerciaux, ainsi qu'avec de nombreux partenaires externes.
- Coordonner les interactions et les réunions avec le conseil scientifique de PF- Organiser les réunions ad hoc et F2F du CCS : date, réservations, contact avec les assistants et les membres du CCS, présentations, logistique, traiteur/dîner de gala.
- Gérer le cycle de vie des contrats de consultance (génération, soumission, approbation, suivi, facturation, etc.) et résoudre les problèmes en se connectant aux fonctions appropriées : Juridique, Affaires réglementaires, Éthique et Conformité
- Suivre et traiter les dépenses/honoraires de SAB pour les attribuer au niveau de l'entreprise.
- Assister l'équipe de direction de la R&D pour les engagements et les activités communes*.- Coordonner les dates des réunions du LT et des conseils de R&D
- Contrôler et approuver les dépenses, les voyages et les absences des membres du LT, pour le compte du chef de la R&D, conformément aux lignes directrices de PF.
- Travailler avec les membres du LT et d'autres membres du soutien administratif pour améliorer les processus et les performances dans l'ensemble de la R&D.
- Coordonner et contribuer à la communication interne et externe de l'équipe de direction de la R&D*.- Coordonne avec le chef du portefeuille et des opérations toutes les questions relatives à la communication interne de la R&D (réalisations d'étapes de la R&D, réalisations scientifiques, publications, participation à des congrès et communications orales par le biais de différents canaux).
- Favorise un modèle de communication interne efficace, contribue à son déploiement et à sa gestion, veille au bon fonctionnement et à l'utilisation des outils de communication de la R&D (SharePoint, R&D monthly news, Teams, Townhall) et propose des améliorations continues.
- Contribue à la communication externe de la R&D (communiqués de presse, rapport d'entreprise, vitrine PF, publications, interviews, LinkedIn, site web de l'entreprise) en collaboration avec le département de la communication d'entreprise et les relations extérieures/événements.
- Met à jour les organigrammes et la présentation de la R&D pour un usage externe sur une base continue.
COLLABORATIONS CLÉS
Équipe de direction de la R&D, assistants administratifs (R&D, entreprise, partenaires commerciaux), communication de l'entreprise, membres du CCS et partenaires externes.
Qui êtes-vous ?
COMPÉTENCES CLÉS
- Formation commerciale/secrétariat, BA
- 5 à 10 ans d'expérience en tant qu'assistant de direction
- Expérience dans l'industrie pharmaceutique serait un plus
- Excellente maîtrise de l'anglais et du français, à l'oral et à l'écrit
- Maîtrise des technologies de l'information : Word, Excel, PowerPoint/Canva, Outlook, Internet, SAP
- Précision et exactitude, excellentes compétences en matière de gestion du temps, capacité à respecter les délais et à fixer des priorités en fonction des besoins de l'entreprise.
- Excellentes compétences interpersonnelles et en matière de communication, capacité à communiquer de manière appropriée à tous les niveaux et à gérer diverses situations de manière diplomatique et confidentielle.
- Autonomie, proactivité, créativité et capacité à comprendre la situation dans son ensemble lorsqu'il s'agit d'initiatives ou de projets.
- Esprit d'équipe, collaboratif et dynamique
- Bonne capacité d'analyse et de traitement des données
Nous sommes convaincus que la diversité est une source d'épanouissement, d'équilibre social et de complémentarité pour nos collaborateurs, nos offres sont donc ouvertes à toutes et tous sans restriction.
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