Assistant administratif / assistante administrative et comptable (h/f)

Mission :
L'assistant-e sera placé-e sous la responsabilité hiérarchique directe de la responsable administrative du laboratoire au sein de l'équipe administrative composée de trois gestionnaires (deux gestionnaires financières du CNRS et une gestionnaire administrative de l'Institut d'Optique Graduate School - IOGS) et une bibliothécaire CNRS. Il/elle travaillera en relation avec les Services de l'IOGS et ceux de la délégation régionale du CNRS à Gif-sur-Yvette (DR4). Il /elle réalisera des actes de gestions administratives liées aux missions et achats, ainsi qu'au recrutement des contractuels dans le respect des règles et des procédures applicables des tutelles du laboratoire (le CNRS, l'IOGS et l'Université Paris-Saclay).

Activités :
Sous la responsabilité de la responsable administrative (RA), l'assistant-e aura pour mission de :
- Saisir et suivre les actes de gestion (les commandes, les missions des agents du laboratoire et des personnes
invitées, …) dans les logiciels dédiés
- Vérifier l'éligibilité des dépenses et assurer leur mise en paiement/remboursement.
- Produire, collecter, contrôler, classer et archiver les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures)
- Assister la RA pour la réalisation des opérations de clôture d'exercice en liaison avec le service financier de l'IOGS et de la Délégation Régionale du CNRS.
- Saisir et suivre les dossiers de recrutement de contractuels (stagiaires, doctorants, ingénieurs et post-doctorants) en fonction des sources de financements, sous CANOPE pour les CDD CNRS, en liaison avec le Service des Ressources Humaines de l'IOGS et de l'Université Paris-Saclay.
- Gérer la base RESEDA de l'unité
- Assister la RA pour la répartition annuelle des crédits affectés au laboratoire et gérés par l'IOGS (dotation,
ressources contractuelles de type ANR, PEPR, contrats européens ou industriels), le CNRS (subvention d'état,
dotation, contrat européens ERC) et l'Université Paris-Saclay
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures dans son domaine d'activité
- Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur
l'évolution de la législation et de ses conséquences
- Établir, à partir du système d'information de l'établissement, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité pour consolider les données des différentes tutelles
- Gérer les transferts entrants et sortants des crédits en gestion du CNRS
- Assurer l'organisation d'événements scientifiques (colloque, séminaire, école thématique, etc.) mis en place par les membres du laboratoire en assurant le volet financier (commandes, missions, gestion des budgets) en lien avec les partenaires concernés.
- Coordonner et assurer des campagnes internes d'apurement des commandes et missions.
- Mettre à jour la liste d'inventaire de l'équipement