Gestionnaire formation professionnelle - difpro

• Assurer la gestion administrative et le suivi financier des conventions de formation professionnelle (FA, FC, VAE), selon des procédures et modes opératoires actés pour l’UPEC.

• Accompagner les structures dans la mise en oeuvre des procédures et de l’utilisation des logiciels métiers.

Activités principales :

Gestion administrative & financière

* Traiter les demandes de création des codes formations, émanant des composantes, dans Formatic.

* Traiter les modifications contractuelles sur le logiciel Formatic

* Apporter un appui administratif au suivi des appels à projets et marchés publics.

* Gérer les interfaces avec le logiciel comptable Sifac

* Formation continue : éditer les journaux, constituer les lots et procéder aux rejets des factures sur Formatic.

* Formation par apprentissage : editer les journaux, vérifier les pièces justificatives, intégrer les données dans Sifac, valider et éditer les factures après prise en charge par l’agence comptable.

* Assurer le suivi de signature des parapheurs (réception, gestion et renvoi en composante).

* Archiver de façon méthodique l’ensemble des justificatifs ayant permis la confection des opérations financières et/ou comptables (webs et papiers) et proposer des améliorations au niveau de l’archivage.

Accompagnement des structures

* Apporter un appui au suivi de la gestion des conventions pour une composante, en cas d’absence prolongée d’un gestionnaire.

* Accompagner les composantes dans la mise en oeuvre des procédures : répondre aux demandes (mail et téléphone) sur les fonctionnalités de Formatic et d’YParéo.

* Contrôler la conformité (à la démarche qualité mise en place) des documents juridiques, administratifs et financiers, adressés par les composantes au service commun.

* Contribuer à l’identification des besoins de développement des deux logiciels métiers.

* Participer à l’élaboration des procédures d’utilisation des logiciels et à leur mise en place.