Agent d'accueil et secrétariat (h/f)

ACTIVITES ESSENTIELLES

- Accueil, orientation et renseignement physique et téléphonique des usagers,
- Gestion du courrier via le logiciel de gestion de courrier 6TZen,
- Missions de secrétariat de base et de mises sous pli des courriers.

TACHES A ACCOMPLIR

- Accueillir les personnes et identifier leur demande et réceptionner les appels téléphoniques,
- Orienter les usagers et les élus vers le bon interlocuteur au sein de la Communauté de communes,
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des sites, des locaux,
- Actualiser l'affichage, les informations, les plaquettes publicitaires mises à la disposition des visiteurs,
- Consulter, saisir ou mettre à jour des données sur informatique, et notamment via le logiciel de gestion de courrier 6TZen,
- Enregistrer et affranchir le courrier,
- Réaliser des opérations de reprographie, classement, frappe et mise en forme de documents,
- Gestion des réservations de salle, préparation des salles en vue des réunions et notamment des visio-conférences et participation ponctuelle aux assemblées délibérantes,
- Revue de presse quotidienne,
- Encadrement de stagiaires.

SAVOIRS ET SAVOIR ETRE PROFESSIONNEL

- Maitriser les outils informatiques
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Avoir le sens de l'organisation, de la rigueur et de la méthode
- Avoir le sens du service public et aimer le contact avec le public
- Faire preuve de discrétion professionnelle et devoir de réserve