Vous intervenez en étroite collaboration avec la Directrice Industrielle dans son quotidien et notamment sur les missions suivantes:
GESTION AGENDA ET DEPLACEMENTS
* Coordination d’un agenda complexe et évolutif : planification à l’échelle semestrielle des grandes échéances, gestion agile des replanifications hebdomadaires
* Animation du planning industriel semestriel: coordination et planification des réunions stratégiques et instances de pilotage
* Organisation des déplacements en France et à l’international
* Logistique des rendez-vous et réunions: recherche et réservation de salles, commande de repas, réservation de restaurants…
SUPPORT ADMINISTRATIF AUX DIRECTIONS
* Traitement, vérification et validation des notes de frais des directeurs rattachés à la Direction Industrielle
* Suivi et Validation des congés des directeurs concernés
* Gestion des commandes de fournitures et demandes accessoires informatiques pour les équipes
* Saisie des commandes/facturations via l’application MEO
* Transmissions des décisions et notes de service
* Suivi administratif des dossiers et projets transverses rattachés à la Direction Industrielle (budget évènements, courriers juridiques…)
* Appui aux directeurs industriels de l’équipe pour la gestion de tâches administratives et logistiques: passation de commandes, coordination de besoins spécifiques, …
COMMUNICATION ET COORDINATION INTERNE/EXTERNE
* Interface privilégiée avec les interlocuteurs internes et externes (fournisseurs et partenaires institutionnels)
* Accueil et prise en charge des visiteurs
ORGANISATION DES EVENEMENTS ET INSTANCE
* Organisation des Comités Industriels bi-mensuels (en présentiel, sur différents sites)
* Mise en œuvre des évènements pour l’ensemble des directions de l’équipe industrielle: séminaires, journée d’étude, team-building, petit déjeuner d’accueil des collaborateurs, célébration évenement,…
* Appui ponctuel l’Assistante de Direction Générale pour l’organisation des événements métier
ACCOMPAGNEMENT RH ET VIE D EQUIPE
* Préparation et parcours d’on boarding des nouveaux managers
* Suivi des demandes adressées aux services généraux, sécurité et aux prestataires externes
Le poste est à pourvoir en CDI et sera basé à Pantin.
Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion, rejoignez l'aventure humaine d'Hermès !
PROFIL ET COMPETENCES ATTENDUES
* Très bonnes capacités d’organisation, de rigueur et de gestion des priorités dans un environnement exigeant et en constante évolution
* Vous avez idéalement 6 à 8 ans d'expérience professionnelle
* Forte autonomie et capacité à faire avancer les sujets de manière proactive, meme en l’absence d’encadrement rapproché
* Sens de l’anticipation
* Très bonne communication à l’oral comme à l’écrit et aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés, internes comme externes
* Réactivité et agilité dans les gestion quotidienne des imprévus
* Discrétion, fiabilité et sens aigu de la confidentialité
* Maitrise des outils bureaucratiques
* Appétence pour l’organisation d’événements: anticipation, créativité et proposition de formats variés et engageants pour animer la vie d’équipe
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