Assistante - assistant de coproprietes h/f

QUADRAL PROPERTY recherche un Assistant de copropriétés (F/H) en CDI pour son agence à Villeurbanne.

Depuis près de 40 ans, le groupe QUADRAL est un acteur majeur du logement et de l'immobilier en France.

Sa filiale QUADRAL PROPERTY est intégralement dédiée à la gestion locative et technique du patrimoine de propriétaires institutionnels (à la fois résidentiel et tertiaire), ainsi qu'à la gestion de leurs copropriétés.

Présentes sur plusieurs régions, nos équipes apportent à leurs clients tout leur savoir-faire dans le cadre d'une gestion de proximité, avec l'objectif de valoriser leur patrimoine. Au poste d'assistant(e) de copropriétés, vous êtes rattaché(e) au Responsable d'agence et vous assistez la gestionnaire de copropriétés.

Vous aurez notamment en charge les missions suivantes :

Gestion administrative :

- Répondre aux demandes écrites de la clientèle ;

- Organiser les assemblées générales et les réunions des conseils syndicaux ;

- Diffuser les procès-verbaux auprès des copropriétaires ;

- Créer et mettre à jour les carnets d'entretien des immeubles ;

- Préparer la validation des factures en les rapprochant des bons de commande ;

- Assister le gestionnaire pour le suivi de la facturation.

Accueil physique/téléphonique :

- Répondre aux appels téléphoniques des copropriétaires, fournisseurs, administrations et traiter les demandes ;

- Accueillir la clientèle, les fournisseurs et répondre à leurs demandes.

Expertise métier :

- Mandater les prestataires dans le cadre de la maintenance technique des immeubles ;

- Assurer le suivi des interventions, les calendriers d'exécution en veillant à l'information et au respect des obligations des parties prenantes ;

- Demander les devis à différents fournisseurs dans le cadre des appels d'offres ;

- Réceptionner les devis, relancer les fournisseurs le cas échéant, envoyer les devis aux conseils syndicaux et/ou les mettre en attente des prochaines assemblées ;

- Assurer le suivi des résolutions votées en assemblées générales ;

- Déclarer, gérer et suivre les sinistres jusqu'à indemnisation ;

- Suivre les garanties-constructeur ;

- Mettre à jour le registre des copropriétés.