Responsable administratif h/f

Le Pôle accueil familles et accompagnement des Bénévoles du Réseau Aider de l’AFM-Téléthon a pour mission d’accueillir et d’orienter les malades et leurs familles ainsi que d’accompagner (animation, formation, logistique événementielle, administration, ...) un réseau de près de 1000 bénévoles (68 équipes de délégations départementales, 8 groupes d’intérêt experts de leur pathologie, une dynamique jeunesse visant à favoriser l’échange, le partage et la prise de responsabilité chez les moins de 30 ans).

Au-delà de l'accompagnement des bénévoles, le pôle s'attache à organiser ou participer à l'organisation d’événements au profit des familles de malades, à assurer les besoins logistiques des bénévoles pour des formations, en congrès, ou en événements, à traiter de sujets transverses, à répondre aux questions des familles et des malades via la ligne 24h24 : 0800 35 36 37, à assurer le lien avec les adhérents de l'AFM-Téléthon, à coordonner une campagne d'appel à subventions...

Au sein du Pôle, une équipe administrative composée de 3 personnes assure les missions dédiées aux bénévoles, la campagne d’appel à subventions des délégations et la gestion des relations avec les adhérents.

Dans ce cadre, le Pôle Accueil Familles et Accompagnement des Bénévoles du Réseau AIDER (Pafabra) recherche :

Un responsable administratif (H/F)

CDI – Temps plein

Poste basé à Evry (91) Prise de poste en septembre 2025

Sous l’autorité du Responsable du Pôle, vos missions sont les suivantes :

Les missions :

- Organisation et préparation des réunions

- Traitement du courrier et des appels téléphoniques

- Elaboration et suivi du budget

- Gestion et suivi des demandes d’achat, factures et notes de frais

- Classement et archivage

- Prise de rendez-vous

- Traçabilité des réponses apportées par le pôle

- Animation d’une formation

- Participation aux grands moments associatifs

- Constitution de dossiers/livrets pédagogiques

- Publications sur l’intranet Synergie

- Gestion du SIB (base de données bénévoles Aider)

Gestion administrative des équipes de délégations, en lien avec l’assistante administrative dont l’action porte plus particulièrement sur les Groupes d’intérêt :

- Contrôle des procédures

- Gestion de la comptabilité des équipes de délégation

- Instruction des fiches projets, accompagnement des bénévoles

- Elaboration et suivi des budgets

- Gestion des autorisations de signatures

- Imputation analytique

- Préparation et accompagnement de l’Audit Veritas

- Préparation des données délégations pour le rapport d’activités

- Suivi des dossiers de candidatures, envoi des lettres de nomination aux bénévoles et aux institutions

- Mise à jour des coordonnées des bénévoles (SIB, Site internet, intranet…)

- Suivi du parc matériel (véhicules, téléphonie, matériel informatique, matériel de compensation)

- Suivi des baux de location

- Liens permanents avec les autres directions du siège

- Lien privilégié et étroit avec les bénévoles du réseau Aide