Chef.fe de projet evènementiel - paris - cdi f/h

En tant que Chef.fe de Projet Événementiel, vous jouerez un rôle central dans la conception, la gestion et l'évaluation des événements sur nos différents territoires d'intervention, en lien direct avec nos parties prenantes internes et externes. Rattaché·e au manager du pôle, vos missions sont les suivantes :

1. Concevoir et préparer des événements d’envergure :

* Déterminer la pertinence de chaque projet événementiel en fonction des objectifs stratégiques et du territoire concerné.
* Organiser et animer des réunions avec les parties prenantes pour identifier les attentes, les souhaits et les besoins liés aux événements.
* Rédiger les cahiers des charges pour des appels d’offres, en collaboration étroite avec le pôle achats et les autres parties prenantes.
* Détailler, négocier et valider le budget alloué à l’événement, en tenant compte des objectifs fixés et des contraintes financières.
* Coordonner les consultations et appels d’offres auprès des prestataires dans le respect des procédures internes.
* Analyser les besoins des clients internes et externes et apporter une expertise créative pour imaginer des événements engageants et adaptés aux cibles identifiées.
* Représenter l’Apec auprès des partenaires, instances externes et parties prenantes stratégiques.

2. Piloter la logistique et le budget des événements :

* Planifier les actions nécessaires à la mise en œuvre des événements (logistique, organisation, gestion des prestataires).
* Superviser la sélection et la coordination des fournisseurs et prestataires (lieux, équipements, animations, restauration, etc.).
* Assurer la préparation et le bon déroulé logistique et technique des événements : réservation d’espaces, gestion des équipements, etc.
* Être présent(e) le jour J de l’événement pour garantir le respect du déroulé du planning, résoudre les imprévus et être force de proposition en cas de dysfonctionnement. Des déplacements en région parisienne ou en régions sont à prévoir.
* Effectuer des arbitrages pour garantir le respect des budgets établis tout en maintenant des standards de qualité élevés.
* Assurer le suivi et la validation des commandes et des factures.
* Proposer des solutions d’optimisation pour améliorer les processus d’organisation (salons, conférences, événements clients, etc.).

3. Analyser et valoriser l’impact des événements :

* Collecter les retours d'expérience et analyser les performances des événements (participation, satisfaction, impacts financiers, retombées quantitatives et qualitatives).
* Réaliser les actions nécessaires à la clôture de l’événement et du dossier : gestion administrative et financière, comme la facturation, et vérification des paiements.
* Conduire une veille sectorielle sur les tendances événementielles (nouvelles pratiques, innovations numériques, nouvelles attentes des publics et partenaires).
* Proposer des axes d’amélioration et des solutions innovantes adaptés au contexte de notre organisation.
* Valoriser les événements en interne grâce à des bilans clairs et illustrés.


Vous êtes un(e) expert(e) confirmé(e) en gestion de projets événementiels, avec une solide expérience dans la conception d’événements stratégiques et impactants ? Vous aimez évoluer dans un environnement dynamique et innovant où vos compétences organisationnelles, votre créativité et votre sens du relationnel font la différence ?

Formation et expérience :

* Bac+4/5 en communication événementielle, marketing ou équivalent (par exemple : Master spécialisé, école de commerce ou cursus en sciences de la communication – CELSA, ISCOM…).
* Une expérience de minimum 7 ans en gestion de projets événementiels (conférences, salons, séminaires, etc.) ou en communication événementielle est indispensable. • Une expérience en agence est fortement appréciée.

Compétences techniques :

* Excellente maîtrise de la gestion de projet (rétroplanning, coordination, suivi budgétaire).
* Connaissance du secteur événementiel (concernant les nouveaux prestataires, nouveaux lieux, nouvelles tendances…) • Compétences avérées dans les appels d’offres et la gestion fournisseur/prestataire.
* Connaissance approfondie des outils bureautiques (Pack Office, ERP de planning/logistique).
* Capacité à proposer des solutions et outils innovants liés à la communication événementielle (plateformes de gestion, logistique digitale, etc.).

Savoir-être / soft skills :

* Rigueur, organisation et sens des priorités dans un contexte multitâche.
* Créativité et sens du détail.
* Force de proposition et goût pour l’innovation
* Aisance relationnelle et capacité à représenter l’organisation auprès de publics variés (internes comme externes).
* Adaptabilité et réactivité face aux imprévus ou aux contraintes.
* Esprit d’équipe affirmé et capacité à travailler en mode projet avec des interlocuteurs multiples.


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